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Achats transport : quels outils pour réduire son budget ?

INTERVIEW

‘‘ Appel d’offres transport : les aspects économiques ne sont qu’une partie de l’équation ’’ C. NEIRA, FAQ Logistique Conseil


Carmen NEIRA, associée du cabinet FAQ Logistique Conseil.Avis d'expert de Carmen NEIRA, associée du cabinet FAQ Logistique Conseil.
Avis d'expert soumis dans le cadre du dossier thématique « Achats transport : quels outils pour réduire son budget ? ».


La gestion des appels d’offres transport fait partie de votre cœur de métier. Comment un lancement d’un appel d’offres peut-il permettre d’optimiser son budget ?

Je pense qu’il faut voir les processus d’appel d’offres transport comme l’occasion de se reposer les bonnes questions :

  Autres contributions

Philippe MARQUES | A-SIS
‘‘ En transport, l’information est le nerf de la guerre ’’

Valérie CARREAU | TRANSPOREON
‘‘ Sortir d’un mode directif pour aller vers un mode collaboratif ’’

Jérôme BOUR | DDS LOGISTICS
‘‘Il y a un vrai intérêt à construire des relations de long terme avec les transporteurs ’’

Raphaël de CASTILLA| PTV GROUP
‘‘Une plus grande collaboration s’instaure désormais entre chargeurs et transporteurs ’’

  • Quelles sont mes attentes en termes de performance transport ?
  • Sur quels périmètres suis-je défaillant ou ai-je des difficultés à répondre à la promesse faite à mes clients ?
  • Mon organisation est-elle adaptée au bon pilotage et à la gestion de l’activité transport et plus largement aux opérations supply chain ?
  • Etc.

Ce que je veux dire par là, c’est que les aspects économiques ne sont qu’une partie de l’équation.

Je préfère voir le processus d’appel d’offres transport dans son ensemble. C’est souvent l’occasion de revoir son organisation en interne pour gagner en efficacité. Nous assistons par exemple à la création des tours de contrôle pour assurer le bon pilotage des opérations transport et logistique. C’est l’occasion de mettre en place les bons process et méthodes de travail qui touchent non uniquement l’achat transport, mais également les phases de gestion des commandes clients, planification, appel des moyens, facturation…

Notre rôle est de conseiller nos clients sur les bonnes pratiques à mettre en place pour améliorer la productivité globale de leur activité transport.

Le processus d’appel d’offres quant à lui se doit d’être structuré. Il y a un travail préparatoire qui est clé et qui consiste à définir clairement son besoin et ses objectifs en termes de service rendu, qualité, budget. D’où la nécessité de formaliser son besoin sous forme de cahier des charges. Pour y parvenir, nous travaillons en mode collaboratif avec le client en réunissant aussi bien des profils opérationnels que des profils ayant une vision plus tactique ou stratégique de l’activité transport. C’est un groupe de travail pluridisciplinaire, car nous y réunissons souvent des personnes du métier, mais aussi des acheteurs, des responsables des systèmes d’information, des juristes, des responsables qualité, voire la Direction même de la société.

Le cahier des charges est donc ni plus ni moins la formalisation des attentes du client vis-à-vis du des transporteurs. Pour cela, nous nous appuyons sur notre expérience pour aiguiller le client et l’aider à faire la part des choses entre ce qui est vraiment important et ce qui est du domaine du « nice to have ».

Chez FAQ Logistique Conseil, nous parlons le même langage que les fournisseurs de transport. Venant de ce métier, nous maitrisons les aspects techniques du transport, même pour des opérations spécialisées telles que le transport de véhicules neufs ou d’occasion sur des porte-voitures, le transport de matières dangereuses ou de produits chimiques sensibles, dans le respect de la règlementation ADR ou le transport de plaques de verre sur des moyens du type Inloader.

Nous connaissons les leviers sur lesquels agir pour obtenir des solutions de transport robustes, fiables et performantes.




Quels outils peuvent à votre avis permettre de réduire le budget transport des chargeurs ?

Au fil des années et des problématiques que nous rencontrons chez nos clients, nous avons pu constater trois grands volets qui peuvent contribuer à réduire le budget transport :

  1. La mise en place des outils du type TMS
  2. La refonte des schémas directeurs de distribution (Network Design)
  3. Un processus structuré d’appel d’offres transport

1. La mise en place des outils du type TMS

Les dernières études du Gartner et d’ARC Advisory Group confirment que la mise en place d’un TMS peut permettre d’obtenir des économies sur les budgets transport comprises entre 5 et 10%. Cela varie bien entendu du point de départ en termes de process et d’équipement et du niveau de maturité en termes de pilotage du transport.

Cette optimisation passe par plusieurs leviers. Un de ces leviers repose sur le fait que le TMS apporte une connaissance très fine et très précise des coûts de transport. Qui dit visibilité, dit pilotage et donc maitrise des coûts. Les TMS disposent aujourd’hui de tableaux de bord très complets qui permettent d’analyser finement les coûts sous différents angles : par flux, par typologie de transport ou de charge, par transporteur, par client, etc. L’analyse est donc facilitée et les équipes peuvent agir sur les bons axes de progrès.

Un autre levier d’optimisation est lié à l’automatisation de certaines tâches administratives. Par exemple, auparavant pour optimiser mes tournées, j’avais besoin d’une équipe en charge d’étudier les horaires de livraisons clients, les commandes que je peux mutualiser lors d’une tournée de livraison et le croisement de cette information avec la capacité du transport. Avec un TMS, la constitution de tournées optimisées est automatisée. Cela me permet de dégager du temps pour mes opérateurs afin qu’ils réalisent des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple la gestion des aléas, la réponse aux demandes spécifiques des clients, etc.

Et enfin, le TMS peut me permettre de contrôler la facturation de mes transporteurs. Cette tâche en automatique permettra d’identifier tout écart entre les contrats établis avec mes prestataires et les flux réellement opérés. Certains clients vont d’ailleurs plus loin et optent pour l’implémentation d’un module de préfacturation qui leur permet d’éviter le contrôle des facturations et de déplacer cette tâche chez les prestataires de transport.

Voilà à mon sens trois exemples concrets d’amélioration du budget transport qu'il est possible d'atteindre à travers l’implémentation d’une solution TMS.


2. La refonte des schémas directeurs de distribution (Network Design)

Un autre volet d’optimisation est la mise en place de schémas de distribution performants. Nous travaillons sur des études tactiques/ stratégiques de type Network Design avec nos clients chargeurs qui détiennent une flotte en propre et souvent aussi des plateformes logistiques de groupage et de stockage. Il s’agit en fait de modéliser les impacts d’un réseau de distribution optimisé par rapport au modèle de distribution actuellement en place. Cela passe par le choix des meilleurs modes et routes de transport depuis le site de production jusqu’au client destinataire en utilisant la plateforme logistique la mieux adaptée. Le tout avec un objectif de coût global optimisé. Nous étudions donc comment réduire les kms à vide, comment mieux mutualiser les commandes à livrer, comment se servir des plateformes logistiques soit pour du stock soit pour du simple transit et enfin comment affecter ses moyens de transport aux flux.

La démarche passe par la modélisation d’une Baseline ou représentation du schéma de distribution actuel, auquel nous allons nous comparer. Pour cela, la collecte des données est une étape cruciale. Nous collectons et analysons les données fournies par le métier : volumétrie, structure des coûts de transport et de logistique, contraintes opérationnelles (capacités de transport et de stockage…) et contraintes clients (délais de livraison à respecter, etc.). Puis nous nous appuyons sur un outil de modélisation de scénarios que nous avons construit en interne et sur lequel nous capitalisons en le faisant évoluer avec certaines adaptations pour des activités souvent spécifiques. Enfin, l’analyse poussée des différents scénarios de distribution, nous permet de conseiller nos clients sur les choix à faire en termes d’organisation transport, le tout avec une mesure claire des enjeux associés.

Ce sont des études que nous préconisons d’actualiser tous les ans ou les deux ans, pour définir le schéma cible et les conditions à réunir pour pouvoir les mettre en place. Cela permet aussi de prendre en compte des nouvelles conditions de livraison des clients ou l’étude d’une ouverture ou fermeture de plateforme logistique par exemple.


3. Un processus structuré d’appel d’offres transport

Comme troisième outil, je reviens sur le sujet des appels d’offres transport. C’est en effet un outil, qui bien utilisé, de manière structurée peut être très efficace pour aussi bien trouver des gains de productivité liés directement à l’achat du transport, mais aussi liés à des évolutions d’organisation ou de process en interne chez le chargeur.

Nous comptons sur des outils construits qui nous permettent d’accélérer les processus d’appel d’offres. En particulier, des grilles de cotation standard que nous soumettons aux transporteurs, un outil de traitement des retours, nous permettant de nous concentrer sur l’analyse plus que sur le traitement des fichiers et des grilles d’évaluation multicritères pour juger le prestataire, son offre et la solution proposée sur un ensemble de critères objectifs.

D’autre part, nous sommes en mesure d’aider les clients à cibler leur panel de transporteur, en adéquation avec leur activité, la typologie de transport, le périmètre géographique, etc. C’est cette connaissance du marché du transport qui facilite ensuite le travail de lancement et de dépouillement des retours des fournisseurs.


Quelle est donc d’après vous la démarche type pour le lancement d’un appel d’offres transport ?

Les sociétés font souvent appel à du conseil externe pour la réalisation de leurs appels d’offres pour d’une part apporter de la structure et de la méthode à cette démarche et d’autre part pour apporter un avis expert et neutre sur les bonnes pratiques dans l’organisation du transport et ce qui se fait dans le domaine.

Nous avons une démarche éprouvée qui se concentre en amont sur la définition des objectifs de l’appel d’offres, la définition du besoin et la cible du marché de transporteurs. Nous formalisons le besoin dans un cahier des charges suffisamment explicite et compréhensible par les transporteurs. Ensuite, nous instaurons des ateliers de discussion avec les transporteurs pour d’une part appréhender leur fonctionnement et leurs outils et d’autre part répondre à leurs questions.

Puis nous collectons les retours des transporteurs sur les grilles de cotation préalablement établies, ce qui nous permet de gagner du temps, de comparer des choses comparables et de nous consacrer à l’analyse des différentes solutions et combinaisons possibles. Sur ces bases, nous construisons des synthèses économiques, qui facilitent la comparaison des scénarios et donc la prise de décision par le client.

Enfin, nous accompagnons nos clients sur la phase de négociation et sur la définition du SLA avec les indicateurs de performance associés. La phase de contractualisation est donc naturellement facilitée.

Pour moi, la réussite d’un processus d’appel d’offres transport repose sur une préparation minutieuse, une collaboration étroite avec les équipes clientes et l’application d’outils et bonnes pratiques tout au long de la démarche.


Bio Express :

Carmen NEIRA est Ingénieur Industriel est titulaire d’un Mastère Spécialisé Lean Production & Logistique des Arts & Métiers ParisTech.

Bénéficiant d’une expérience de plus de 10 ans dans les secteurs chimie, automobile, transport multimodal et supply chain internationale, elle a cofondé le cabinet FAQ Logistique Conseil au début des années 2010.

Elle a depuis mené de multiples projets de réduction des coûts et d’atteinte de l’excellence opérationnelle et a acquis une expertise pointue dans le management de projets stratégiques et les bonnes pratiques supply chain.

Site Internet de FAQ Logistique Conseil: http://www.faq-logistique-conseil.com/


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