Notions > Transport > Appel d'offres transport, de l’importance d’adopter une démarche structurée
Article rédigé par Carmen NEIRA, Associée de FAQ Logistique Conseil, cabinet expert dans le domaine des achats de transport.
FAQ Logistique Conseil met au service des grands groupes comme des PME, une expertise de plus de 15 ans dans la réorganisation des logistiques complexes et dans l’optimisation des postes transport, entrepôt et SI supply chain.
Le transport de distribution est le dernier maillon de la supply chain.
De sa bonne exécution dépend grandement la capacité de l’entreprise à proposer et à satisfaire une promesse client ambitieuse, qu’elle soit en BtoB ou en BtoC.
En cas de dysfonctionnement, il n’existe pas réellement de filet de sécurité permettant de « rattraper le coup ».
Le choix de transporteurs en mesure d’honorer les engagements de l’entreprise vis-à-vis de ses clients dans le respect du budget établi est donc stratégique.
C’est justement l’objectif de l’appel d’offres transport de s’assurer de retenir les bons prestataires sur les bons flux.
Une telle démarche n’est donc pas anodine. C’est par l’adoption d’une approche structurée que les grands objectifs de l’appel d’offres pourront être atteints.
Une préparation minutieuse et l’application de bonnes pratiques sont requises, le tout dans un délai généralement très serré.
Quelques points de vigilance
Il s’agit en particulier :
- De bien définir le périmètre de l’appel d’offres
- De définir clairement les objectifs de son appel d’offres et en particulier les niveaux de prestations attendus de la part des transporteurs (capacité mise à disposition, délais, services, remontée d’informations, etc.)
- De qualifier l’existant en termes de bilan économique et qualité afin de pouvoir y comparer les résultats de l’appel d’offres
- De vérifier si l’entreprise a la capacité opérationnelle à gérer un large panel de transporteurs
- De faire le point sur les nouveaux services à demander aux transporteurs (livraison à l’étage, gestion des retours, installation des produits livrés, etc.)
- De recenser les éventuelles contraintes techniques ou informatiques.
La démarche
En amont, il s’agit donc de définir les besoins de l’entreprise et les objectifs de l’appel d’offres. Cette étape nécessite une implication d’équipes pluridisciplinaires (opérations, commerce, logistique, ADV, etc.).
Voir à ce sujet l’importance de l’étape de recueil des données.
Le résultat doit ensuite être formalisé dans un cahier des charges suffisamment explicite et compréhensible par les transporteurs.
Le cahier des charges est donc ni plus ni moins que la formalisation des attentes de l’entreprise vis-à-vis des transporteurs. L’important étant de bien distinguer ce qui est du domaine du prérequis de ce qui est du domaine du « nice to have ».
Voir à ce sujet nos conseils pour la rédaction d’un appel d’offres transport
Ensuite, un simple envoi du cahier des charges aux transporteurs n’est pas suffisant. Des ateliers de discussion permettront d’une part d’appréhender leur fonctionnement et leurs outils et d’autre part de s’assurer de leur bonne compréhension des besoins et de leur capacité à y répondre. L’aspect relationnel est en effet primordial. La phase d’appel d’offres est l’occasion de vérifier l’aptitude des équipes du transporteur à satisfaire l’entreprise dans la future relation opérationnelle.
Vient alors la partie collecte et analyse des retours des transporteurs. Celle-ci peut être assez complexe, chaque acteur disposant de ses propres politiques de facturation et canevas de présentation de ses tarifs. D’où l’intérêt de bien préparer en amont cette phase en demandant aux transporteurs de remplir des grilles préformatées.
Sur la base du dépouillement, la négociation avec les transporteurs short-listés peut démarrer. Outre les tarifs, les SLA et indicateurs de performance associés doivent être arrêtés. La phase de contractualisation en sera naturellement facilitée.
Pourquoi faire appel à un cabinet de conseil ?
Pour mener un tel projet dans des délais généralement condensés, le recours à un cabinet expert en achats de transport prend tout son sens. En effet, les entreprises ont tout intérêt à profiter de l’expertise de consultants en mesure de se consacrer pleinement au projet sans avoir à assumer en parallèle des fonctions plus opérationnelles comme cela peut être le cas lorsque ce sont les équipes transport de l’entreprise qui gèrent le dossier.
Le cabinet pourra en outre apporter son avis d’expert et neutre sur les bonnes pratiques dans l’organisation du transport et ce qui se fait dans le domaine.
Pourquoi faire appel à FAQ Logistique Conseil ?
- Une méthodologie et des outils éprouvés
En vous appuyant sur FAQ Logistique pour mener votre appel d’offres transport, vous vous assurez de la mise en place d’un processus éprouvé et de l’atteinte de la productivité recherchée.
Notre rôle est de conseiller nos clients sur les bonnes pratiques à mettre en place pour améliorer la productivité globale de leur activité transport.
Nous nous appuyons sur des outils que nous avons développés et enrichis au cours de nos nombreuses missions. Ces outils nous permettent d’accélérer les processus de traitement des appels d’offres. Par exemple, nous avons construit des grilles de cotation standard que nous soumettons aux transporteurs. Associées à notre outil de traitement des retours, nous sommes en mesure de nous concentrer sur l’analyse plutôt que sur le traitement technique des offres.
Sur ces bases, nous construisons des synthèses économiques, qui facilitent la comparaison des scénarios et donc la prise de décision par le client.
Voir à ce sujet comment comparer les offres
Ces outils facilitent également l’élaboration de scénarios et de solutions multi-transporteurs, c’est-à-dire dans lesquelles chaque flux est affecté à la meilleure offre.
D’autres outils comme des grilles d’évaluation multicritères nous permettent d’aider nos clients à qualifier et à comparer les différentes offres sur un ensemble de critères objectifs.
- Une connaissance approfondie du marché du transport
D’autre part, nous sommes en mesure d’aider les clients à cibler leur panel de transporteur, en adéquation avec leur activité, la typologie de transport, le périmètre géographique, etc. C’est cette connaissance du marché du transport qui facilite ensuite le travail de lancement et de dépouillement des retours des fournisseurs.
Voir à ce sujet nos conseils pour le sourcing de ses transporteurs
Chez FAQ Logistique Conseil, nous parlons le même langage que les fournisseurs de transport. Nos consultants étant issus de ce métier, nous maitrisons les aspects techniques du transport, même pour des opérations spécialisées telles que le transport de véhicules neufs ou d’occasion sur des porte-voitures, le transport de matières dangereuses ou de produits chimiques sensibles, dans le respect de la règlementation ADR ou le transport de plaques de verre sur des moyens du type Inloader.
Enfin, nous connaissons les leviers sur lesquels agir pour obtenir des solutions de transport robustes, fiables et performantes.
Détail de l'expertise Achats Transport du cabinet FAQ Logistique Conseil
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Traditionnellement considéré par les entreprises comme un mal nécessaire pour acheminer leurs produits jusqu'à leurs clients ou jusqu’aux consommateurs finaux, le transport ne doit plus constituer le maillon faible du processus de vente.Cas clients
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L’objectif de la mission était de réduire les coûts de transport aval des ventes e-commerce en auditant l’organisation Supply Chain de la société et en contractualisant des conditions de transport plus compétitives que celles précédemment appliquées.
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Sur le périmètre Allemagne, amélioration de la compétitivité économique du 4PL par la refonte de son schéma de distribution et la sélection de transporteurs performants.
