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WMS / TMS : comment réussir son projet ?

INTERVIEW

‘‘ Il est primordial pour les entreprises de toujours garder une vision globale de leur Supply Chain’’ G. GARCIA et T. TSCHINSCHANG, KLS GROUP


Grégoire GARCIAThomas TSCHINSCHANGInterview de Grégoire GARCIA et Thomas TSCHINSCHANG, respectivement Responsable Commercial de l’activité transport et Directeur Commercial de KLS GROUP
Réalisée le 08/01/2019 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier thématique « WMS/TMS : comment réussir son projet ? »


Que doit contenir le recueil des besoins dans le cadre d’un projet WMS ou TMS ?

Le plus important est de disposer de deux photographies : la première de l’existant et la seconde de la cible. Celles-ci peuvent être formalisées dans un cahier des charges et c’est alors clairement un plus. Ce n’est cependant pas toujours le cas.

  Autres contributions

JP. GAUTIER | ACSEP
‘‘ Tant qu’un colis de test n’a pas été livré sur le bureau du Directeur, l’entreprise n’est pas prête à basculer ses opérations sur la nouvelle solution ’’

F. PETITJEAN | DESCARTES
‘‘ Commencer par bien définir les enjeux business auxquels l’entreprise est confrontée ’’

J. BOUR | DDS LOGISTICS
‘‘ Aller au-delà de la simple démo !  ’’

H. KERJEAN | AKANEA
‘‘ Se comprendre et créer un climat de confiance  ’’

C. TRAMOY | A-SIS
‘‘ L’intégrateur d'un WMS doit avant tout être un logisticien ’’

En tant qu’experts logistiques, notre rôle en avant-vente intègre d’ailleurs un volet d’accompagnement des entreprises dans la définition de leurs besoins.

En pratique, notre approche différera en fonction des dossiers :

  • Dans le cas où le document décrit assez peu les besoins et process cibles ou bien au contraire les détaille très précisément sans cependant correspondre à une réalité opérationnelle faute de maturité logistique suffisante de l’entreprise, nous adopterons une démarche de type conseil et serons force de proposition.
  • Dans le cas de gros projets dans lesquels nous avons en face de nous une équipe logistique solide, nous collerons à la vision de celle-ci. C’est alors à un niveau de détail plus fin que nous pourrons faire profiter le prospect de notre expertise.

En avant-vente, existe-t-il une différence entre projets WMS et TMS ?

Effectivement, la démarche va quelque peu différer.

Pour un projet WMS, il nous parait indispensable de nous rendre sur site dès la phase d’avant-vente. Il y a en effet un besoin de cartographier le magasin, de comprendre les process, bref d'avoir une visualisation physique de l'entrepôt et de son fonctionnement.

Sur le TMS, l’enjeu est plus fonctionnel que physique. L’important est d’avoir une vision de l’existant en termes de nombre de transporteurs et de souhaits fonctionnels. Il s’agira en particulier de comprendre ce qui freine aujourd’hui l’activité et comment le TMS pourra y remédier.
En transport, les problématiques d'un prospect à un autre restent semblables. C’est sur la partie chronologie que les différences vont porter : à quel moment le TMS doit communiquer avec le WMS, à quel moment les étiquettes doivent être imprimées, etc.




Qu’attendez-vous de l’équipe projet côté client ?

Dans un dossier WMS comme dans un dossier TMS, la réussite du projet sera conditionnée par le travail de l'équipe projet désignée par le client.

Il est essentiel que celle-ci soit la même tout au long du projet : de la phase d’avant-vente à celle de la mise en place en passant par l’analyse fonctionnelle. C’est un prérequis pour qu’une certaine continuité soit assurée.

Nous insistons donc dès la phase d’avant-vente sur l’importance pour le client de bien dimensionner son équipe et de clairement déterminer les rôles de chacun.

En termes de composition, au minimum deux entités de l’entreprise doivent être représentées : l’informatique et la logistique. Un ou plusieurs directeurs de projet chapeauteront ensuite ces entités. Ils devront disposer du pouvoir décisionnel pour opérer les arbitrages nécessaires.


Et du côté de KLS, de quels types de profils est composée l’équipe que vous affectez au projet ?

Notre conduite de projet est héritée de plus de 30 années d'expérience. Nous sommes sur une organisation dans laquelle nos chefs de projets sont spécialisés par métiers.

Tout au long du projet, nous positionnons trois types de profils :

  • L’ingénieur d'affaires qui a répondu au dossier. Sa participation assure le trait d'union entre les phases d’avant-vente et de mise en place
  • Un ou plusieurs chefs de projet
  • Le directeur de projet

Sur quels critères l’entreprise doit-elle baser son analyse comparative entre les offres WMS et TMS du marché ?

Nous pensons qu’il est important que l’entreprise dispose d’une vision globale de sa supply chain.

En logistique comme en informatique, c’est en effet toujours l'élément le plus faible qui dimensionne la performance de l’ensemble.

Les bénéfices de l’utilisation d’un WMS seront par exemple réduits en l’absence de TMS, le point d'achoppement étant dès lors basculé sur le transport. De la même manière, l’intérêt de s’appuyer sur un TMS en mesure de transmettre plusieurs milliers d’étiquettes par minute est limité si en amont la préparation de commandes est effectuée manuellement.

C’est pourquoi nous conseillons aux sociétés de ne pas cloisonner leurs projets. Elles doivent à minima veiller à garder cette réflexion commune dans le cas d’appels d'offres distincts ou mieux, s’assurer de présélectionner des éditeurs qui proposent des solutions intégrées.

Ensuite, il convient bien entendu de vérifier que les offres apportent une réponse satisfaisante aux besoins cibles et aux diverses spécificités. En particulier au travers de démos de l’application et de visites de sites équipés de la solution. Attention cependant à ne pas limiter l’exercice à l’actuel. Il s’agit de se projeter sur ses besoins futurs. À ce titre, vérifier la capacité de l'éditeur à fournir un accompagnement dans les prochaines années est un impératif.


Passons à la mise en place, quels sont les principaux points de vigilance à considérer ?

En premier lieu, la disponibilité des membres de l’équipe projet est essentielle. Il s’agit de dégager le temps nécessaire pour participer aux séances, relire les comptes-rendus, vérifier que ce qui a été dit est bien retranscrit, etc. Tout cela permet d’alimenter un document qui énumère de manière logistique et fonctionnelle la solution qui sera mise en place.

Si ce besoin de disponibilité pose problème, l’entreprise aura intérêt à se faire accompagner par des consultants en particulier durant l’analyse fonctionnelle, dont la qualité conditionne la réussite du projet.

Ensuite, toujours en termes de disponibilités, mais cette fois-ci des opérationnels, il convient de sélectionner une fenêtre d’installation pertinente visant en particulier à éviter autant que faire se peut les saisons hautes. En saison creuse, la disponibilité des équipes sera en effet généralement meilleure.


Justement en termes de basculement sur la nouvelle solution, préconisez-vous plutôt d’y aller progressivement ou au contraire de passer l’ensemble du périmètre en mode big bang ?

Nous considérons clairement qu'il est préférable d'éviter les big bang.

Néanmoins, cela n’est pas toujours possible. Si le WMS ou le TMS vient en remplacement d'un système qui est sur plusieurs sites ou sur plusieurs activités, il est en effet difficile de cloisonner la mise en place, des interfaces devant en particulier être rajoutées. Dans ce cas, il peut être pertinent de favoriser une configuration big bang.

Si le contexte est moins complexe, il est généralement préférable d’opter pour un démarrage progressif sur des sites pilotes. Cela permet au client de s'assurer que la solution déployée par l'éditeur respecte bien son cahier des charges et son analyse fonctionnelle. L’autre avantage est de pouvoir étaler les formations dans le temps.

L’autre option est de basculer l’ensemble des sites, mais sur une première brique fonctionnelle. Une fois l'outil adopté, il sera plus simple de mettre en place de nouvelles fonctions. La prise en main par les utilisateurs sera simplifiée et finalement le planning sera plus facilement respecté.

La clé de la réussite tient en fait à la conception et au pilotage d’un planning commun puis à son pilotage effectué au cours des copils. Le client dispose dès lors de visibilité, d’un « fil d'Ariane ». Il lui est également plus simple de dimensionner ses équipes et de vérifier qu’il peut s'appuyer sur les ressources adéquates ou s’il est nécessaire de nous affecter la charge de certaines actions.

Nous disposons à ce titre d’outils permettant de proposer des plannings d'une très grande précision :

  • Décrivant les tâches
  • Les mettant dans le bon ordre
  • Précisant les attendus clients et éditeur à chaque étape
  • Identifiant les jalons porteurs, tâches dont le non-respect entraîne automatiquement un décalage équivalent du planning
  • Etc.

Une feuille de route est ainsi définie. En menant les actions dans l’ordre, le projet pourra être géré de manière sereine, sans risque de décalage. Au cours des copils, le respect des jalons est contrôlé. Des ajustements peuvent être apportés si nécessaire.


Existe-t-il d’autres points de vigilance ?

Le client doit porter une attention particulière à l’élaboration de ses jeux de recette et effectuer consciencieusement les tests. Si ce n’est pas le cas, les problèmes au démarrage seront inéluctables. Il convient d’ailleurs de ne pas minimiser le besoin de présence de l'éditeur à ce moment clé du projet.


À qui incombe la charge du paramétrage des solutions que vous mettez en place ?

Le paramétrage est généralement défini comme étant à la charge du client. Cela favorise d’ailleurs la prise en main de la solution par ses équipes. Néanmoins, nous pouvons nous en occuper si l’entreprise fait face à des problèmes de disponibilité ou souhaite bénéficier d’un regard extérieur.

En fait, si nous livrons des applications clé en main, nous proposons différents types d'accompagnement et de mise en place. Des options d’accompagnements complémentaires sont donc possibles. Le paramétrage en fait partie.


Quid de la formation ?

Des formations à l’utilisation de nos solutions sont dispensées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Cependant, il nous semble également pertinent de prévoir des formations avancées après coup de manière à vérifier que le système a bien été pris en main. En effet, au démarrage, il n’est pas évident pour les utilisateurs d’absorber toutes les fonctionnalités du système.

Prenons le cas des tableaux de bord. Ils auront beau avoir été pensés lors de l’analyse fonctionnelle, c’est véritablement à l’usage que le client va réaliser ce dont il a besoin.

Dans le même ordre d’idée, souscrire un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative) permet au client de s’assurer que le système est bien opérationnel et de procéder aux ajustements nécessaires si certains objectifs ou modes opératoires ont évolué depuis la mise en place. Il s’assure ainsi de pouvoir traiter ses nouveaux besoins à travers la solution installée.


Présentez-nous vos solutions WMS et TMS.

Pour la partie WMS, nous avons deux types de noyaux :

  • L’offre EXPRESS permettant d'avoir une installation, une mise en place et des coûts très performants avec autour de ce noyau des options.
  • L’offre EXPANSIO qui permet d'offrir toute la puissance de la solution et en particulier la gestion du multisites.

En termes de TMS, nous sommes à la fois distributeur de ROUTYN, solution d’optimisation de tournées dédiée aux entreprises exploitant leurs propres moyens de transport et éditeur de la solution XMS dédiée aux chargeurs. XMS est composée de plusieurs modules : impression d'étiquettes, tracking centralisé, choix du meilleur transporteur, gestion tarifaire, aide à la négociation, etc.

KLS est intégrateur de l’ensemble de ses WMS et TMS.


Bio Express

Responsable commercial de l’activité TRANSPORT chez KLS, Grégoire GARCIA a également en charge le développement international de l’offre TMS et WMS de l’entreprise en dehors des zones francophones.

Thomas TSCHINSCHANG est Directeur commercial de KLS. À ce titre, il a en charge la stratégie commerciale et le management des forces de ventes de l’entreprise. Il a auparavant occupé les postes d’Ingénieur d’affaires puis de Responsable Développement des Ventes France.

Thomas TSCHINSCHANG détient une formation supérieure en informatique et électronique.

Site Internet de KLS : http://www.kls-group.fr/


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