Questions Flash > Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer dans un projet TMS?



Questions Flash : les experts répondent

La question de la meilleure démarche pour gérer son projet TMS est régulièrement abordée dans le cadre des dossiers thématiques FAQ Logistique. Retrouvez des éléments de réponse à travers les témoignages que nous accordent les experts du secteur.


Quelle démarche une société peut-elle appliquer pour lancer sa sélection d’éditeurs de TMS ?

Fabien PETITJEAN, Chef de Produit TMS - Acteos
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (05/10/2016)

« Plusieurs étapes doivent être respectées.

Définition du périmètre
La première étape consiste à définir clairement le périmètre (géographique, fonctionnel, etc.) du projet TMS.
Cette approche est primordiale, car elle entraîne potentiellement des impacts sur l’organisation du transport et peut amener à centraliser davantage le pilotage des opérations. Elle est également capitale sur le choix du TMS (vision du fournisseur au client, gestion multimodale, spécialisation sur le grand import-export, intégration des spécificités locales, etc.).
Ensuite, il convient de positionner l’organisation du transport dans la Supply Chain. Le flux est-il par exemple poussé ou tiré par le transport ?
Enfin, il convient de préciser la couverture fonctionnelle recherchée et de distinguer les exigences incontournables des besoins de confort.  Se faire accompagner par un cabinet de conseil peut à ce titre se révéler pertinent.
La direction informatique doit également prendre part au processus. Son regard expert sur l’architecture technique est indispensable.

Rédaction du cahier des charges
La deuxième étape consiste à rédiger un cahier des charges qui décrit :

  • le périmètre fonctionnel de l’outil TMS recherché,
  • la plate-forme technique,
  • les objectifs et les gains attendus.

Attention, dresser une expression de besoins trop « verrouillée » risque de restreindre la solution à un développement spécifique uniquement réalisable par une société d’ingénierie informatique !
Le cahier des charges peut également être complété par une grille fonctionnelle.

Sélection d’un panel d’éditeurs
La troisième étape consiste à sélectionner le panel des éditeurs consultés.
L’offre TMS n’est pas encore aussi structurée et homogène que celle qu’on retrouve sur le marché du WMS. La couverture fonctionnelle et le budget diffèrent fortement d’un éditeur à un autre, même si le dénominateur commun s’esquisse.

Consultation des éditeurs

Une fois le cahier des charges rédigé et le panel d’éditeurs déterminé, la quatrième étape consiste à lancer la consultation.
Il ne faut pas imaginer que celle-ci sera très rapide. En général, cette phase du projet dure entre 2 et 3 mois et comprend RFI, RFP, sélection de short list éditeurs, visites clients, etc.

La consultation permet de retenir une liste restreinte d’éditeurs, par exemple une short list de 2 ou 3 sociétés. »


Quelques conseils pour réussir la mise en place de son TMS ?

Fabien PETITJEAN, Chef de Produit TMS - Acteos
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (05/10/2016)

« Je peux vous citer les conseils suivants :

Constituer une équipe projet pluridisciplinaire et mobilisée
L’équipe projet doit être pluridisciplinaire et rester mobilisée durant cette période, plus particulièrement lors des phases de cadrage, de formation et de démarrage.
Elle doit rassembler des opérationnels du transport, des experts logistiques (qui eux vont voir les contraintes entrepôt par exemple), la D.S.I. et d’autres membres de l’organisation provenant des entités concernées ou impactées par la mise en place (en particulier le commerce ou le marketing si le transport constitue un axe différenciant pour l’entreprise).
Bien entendu, cette équipe doit être coordonnée par un Chef de Projet qui devra consacrer une grande part de son temps de travail à assurer son rôle de coordination. La mise en place d’un TMS n’est pas une formalité, c’est un projet en soit.

Consacrer le temps et l’énergie nécessaires à la phase de construction de la solution
La phase de construction de la solution avec l’intégrateur (ou l’éditeur) permet de définir dans le détail la manière dont les fonctionnalités vont s’articuler. Plus le projet est d’ordre tactique ou stratégique et plus la phase d’étude préalable est longue (prévoir en moyenne de 2 à 3 mois pour des projets complexes).


Déployer progressivement la solution
Le déploiement se déroule idéalement de manière progressive : en termes de fonctionnalités, de périmètre des flux gérés, ou d’organisation (une cellule pilote qui pourra servir de référence, voire d’école de formation). Dans les projets les plus complexes où le transport impacte directement les autres métiers de l’entreprise, il est primordial de tester et d’affiner le paramétrage lors d’une phase d’utilisation à blanc, de calibrage du système.

Enfin, répétons-le : la clef de la réussite reste la conduite du changement ! ».


Quels conseils pourriez-vous donner à une société qui souhaite s’équiper d’un TMS ?

Isabelle BADOC, Marketing Manager Supply Chain Solutions - GENERIX Group
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (21/10/2016)

« Ne pas négliger le temps nécessaire
Bien souvent les entreprises, même les plus grandes, partent de solutions archaïques. Les solutions qui équipent les services transport s’apparentent alors à du sur mesure,
Mettre en place un TMS standard reste un projet relativement long nécessitant un accompagnement au changement. Il ne faut pas penser qu'il pourra être démarré en trois mois.
Un projet dont le périmètre est limité à un premier volet peut être finalisé en six mois. Sur un périmètre plus complet, on est sur l’ordre de l’année.
On peut donc partir sur une moyenne de 6 mois par grande fonctionnalité.
La tendance est néanmoins à l’accélération de ses temps. Les démarches devraient se standardiser dans les prochaines années avec des modules plus proche du plug & play qu’ils ne le sont aujourd'hui.

Travailler l’expression des besoins
Ne pas bien décrire ses besoins et ne pas les projeter au-delà de la recherche d'un gain immédiat entraînent le risque de se tromper de solution.
Il convient donc de travailler son cahier des charges, de hiérarchiser ses attentes, d’établir un planning réaliste des étapes et d’identifier les impacts du projet sur le reste de l'entreprise et sur les clients.
Nombreux sont les acteurs internes et externes qui peuvent être impactés. Leur bonne intégration dans la construction de l’expression de besoins facilitera le déploiement de la solution.

Enfin, la valorisation des gains escomptés permettra de piloter correctement le projet une fois celui-ci lancé. »





Quels sont les principaux risques d'un projet de mise en place de TMS ?

Olivier SCHULMAN, Responsable du Développement TMS - A-SIS
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (10/10/2016)

« J’identifierai 3 principaux risques :

La qualité des données provenant des systèmes en amont
Elles proviennent généralement des ERP ou des WMS. Leur qualité est primordiale. Si par exemple vous ne disposez pas des données logistiques précises de vos produits, il sera compliqué d'optimiser le dimensionnement des moyens et le planning transport.
Si leur qualité est insuffisante, il sera nécessaire de mener un travail préalable visant à épurer ces données.

Les interfaces
Les TMS nécessitent un nombre important d'interfaces avec les ERP et les WMS.
Leur développement et administration est donc à maitriser. Si une interface plante, ce sont tous les processus TMS qui seront impactés. Utiliser conjointement le WMS et le TMS d'a-SIS permet de s’affranchir de ce problème-là.

La maintenance des Masters Datas
Une fois le projet en production, la maintenance des Masters Datas est dimensionnante. Elles concernent par exemple les tarifs, les flux, les schémas, etc.
Sans une bonne maîtrise du paramétrage des Masters Datas les bénéfices du TMS déclineront dans le temps. »


Quels sont les pièges à éviter en phase de recueil des besoins ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant - DESCARTES

Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (10/10/2016)

« Un des principaux pièges est de ne pas bien déterminer les raisons du lancement du projet TMS.
Il s’agit en premier lieu de bien définir les enjeux auxquels l’entreprise est confrontée :

  • Rencontre-t-elle des problèmes de performance économique ? Auquel cas l'accent devra porter sur la réduction des coûts.
  • Est-elle en train de perdre des clients ou a-t-elle du mal à en gagner de nouveau faute d’un service suffisant en termes de délais, de qualité, etc. ? Il conviendra alors de mettre en place une solution permettant d'améliorer le niveau de service et de donner de la visibilité aux clients sur le déroulement de leurs livraisons.
  • Est-elle en train de faire évoluer son modèle de distribution ? Par exemple en développant son activité e-commerce alors qu’elle était habituée à gérer des flux massifiés. Dans ce cas, il faudra s’assurer de retenir une solution permettant de traiter ces différentes typologies de flux et d’apporter les bonnes réponses aux problématiques de livraison à domicile.
  • Etc.

Le transport a des impacts forts sur la performance commerciale de l’entreprise. Cette définition des enjeux va ainsi permettre de justifier le retour sur investissement, au-delà du seul périmètre logistique. »


Existe-t-il une démarche type de mise en place ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant- DESCARTES
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (10/10/2016)

« Une fois l'éditeur retenu, la phase projet démarre véritablement.
La première chose à faire est de rassembler les différentes parties prenantes au cours d'une réunion de lancement (Kick-off meeting). L’objectif est de repréciser le périmètre du projet, d’expliquer ce qui va se passer au cours des mois à venir, de communiquer sur les grandes étapes, d’indiquer qui va être sollicité à chacune d’entre elles, etc.
Chez Descartes c'est ce que nous appelons la phase d'initiation du projet. 
Ensuite, la phase de conception de la solution (paramétrage) et d'analyse des processus métiers va pouvoir démarrer. Il s’agira de comprendre les fonctionnements actuel et cible de l’entreprise. À partir de là sera déterminé comment paramétrer la solution pour quelle puisse répondre aux différentes attentes.
Puis interviennent les phases de formation, de tests de recette et enfin de démarrage, avant de clôturer le projet en s’assurant que les objectifs initiaux ont été atteints.

A tous les stades du projet, la conduite du changement et l’implication de tous ses acteurs restent des fondamentaux. »


Comment les entreprises peuvent-elles gérer les risques de dérapage budgétaire entre les phases de sélection du TMS et d'analyse fonctionnelle ? Le recours au forfait est-il la solution ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant - DESCARTES
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (10/10/2016)

« Dans le cas de cahiers des charges très exhaustifs dans lesquels la situation est correctement décrite, il peut arriver que certains éditeurs s'engagent sur du forfait. C’est néanmoins assez rare et tout de même risqué, car il est fréquent que les périmètres et besoins évoluent au fur et à mesure de l’avancement de la mise en place. Les coûts devront alors être revus en cours de projet pour coller au nouveau périmètre.
La deuxième approche qui correspond finalement à la majorité des projets et au fonctionnement de la plupart des éditeurs consiste à se positionner sur la base d'un besoin exprimé par le prospect ou le client.
Ce besoin, l'éditeur va chercher à le challenger en phase d’avant-vente pour aller plus loin que ce qui est écrit dans le cahier des charges. Malgré tout, les temps d'échanges que les entreprises peuvent se permettre avec chaque éditeur ne sont pas infinis. La prise de connaissance reste ainsi limitée.
Une fois l’éditeur retenu arrive une phase d'analyse plus fine où peuvent éventuellement être mis en évidence des écarts par rapport à ce qui avait été exprimé ou compris à la base.
Il existe dans ce cas deux possibilités :

  • Pour certains écarts, des solutions de contournement peuvent être trouvées par un changement de processus ou une utilisation détournée du système.
  • Si le point nouvellement identifié correspond à un élément indispensable, se pose alors la question du développement, que ce soit une évolution standardisable ou parfois un spécifique.

Il est également possible d’articuler la solution dans le temps en démarrant sur un mode standard pour par la suite ajouter des fonctions manquantes.

Pour limiter les risques de dépassement budgétaire, nous recommandons aux directeurs de projet de construire leur budget en se basant sur les retours d'expérience des consultations menées dans le passé. Une fois l’ordre de grandeur en tête, il peut être pertinent de garder une marge de manœuvre au moment de présenter le budget à la Direction. »


Quel est l'intérêt de déployer progressivement sa solution TMS ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant - DESCARTES
Dossier Transport / TMS > TMS: les critères de choix > (10/10/2016)

« En procédant de manière progressive, il est possible d’accélérer les phases de paramétrage et de tests.
Ceux-ci porteront sur un nombre de flux moindre disposant d’une plus grande similarité. Le nombre de combinaison de cas étant plus limité, il devient plus simple d’opérer des réajustements pour améliorer le process sur lequel on est en train de travailler.
Dans le même ordre d’idée, si plusieurs sites fonctionnent globalement de manière analogue en termes de pilotage transport, plutôt que de faire des déploiements sur plusieurs pays en parallèle, pourquoi ne pas démarrer par celui le plus moteur, celui qui aura la plus grande sensibilité à la conduite du changement ? Une fois le premier démarrage opéré avec succès, le déploiement sur les autres pays sera facilité puisqu’il sera possible de capitaliser sur ce qui a été fait et de démontrer que la solution a déjà été mise en service ailleurs sans encombre. 

Néanmoins, procéder progressivement ne doit se faire sans veiller à garder une cohérence sur l’ensemble du périmètre, par exemple à travers l’organisation d’ateliers de cadrage et de design globaux. »


Quels sont les principaux points de vigilance à considérer ?

Grégoire GARCIA et Thomas TSCHINSCHANG, respectivement Responsable Commercial de l’activité transport et Directeur Commercial - KLS Group
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (08/01/2019)

« En premier lieu, la disponibilité des membres de l’équipe projet est essentielle. Il s’agit de dégager le temps nécessaire pour participer aux séances, relire les comptes-rendus, vérifier que ce qui a été dit est bien retranscrit, etc. Tout cela permet d’alimenter un document qui énumère de manière logistique et fonctionnelle la solution qui sera mise en place.
Si ce besoin de disponibilité pose problème, l’entreprise aura intérêt à se faire accompagner par des consultants en particulier durant l’analyse fonctionnelle, dont la qualité conditionne la réussite du projet.
Ensuite, toujours en termes de disponibilités, mais cette fois-ci des opérationnels, il convient de sélectionner une fenêtre d’installation pertinente visant en particulier à éviter autant que faire se peut les saisons hautes. En saison creuse, la disponibilité des équipes sera en effet généralement meilleure.

Le client doit également porter une attention particulière à l’élaboration de ses jeux de recette et effectuer consciencieusement les tests. Si ce n’est pas le cas, les problèmes au démarrage seront inéluctables. Il convient d’ailleurs de ne pas minimiser le besoin de présence de l'éditeur à ce moment clé du projet. »


Préconisez-vous de basculer l’ensemble du périmètre sur la nouvelle solution en mode big bang ?

Grégoire GARCIA et Thomas TSCHINSCHANG, respectivement Responsable Commercial de l’activité transport et Directeur Commercial - KLS Group
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (08/01/2019)

« Nous considérons clairement qu'il est préférable d'éviter les big bang.
Néanmoins, cela n’est pas toujours possible. Si le WMS ou le TMS vient en remplacement d'un système qui est sur plusieurs sites ou sur plusieurs activités, il est en effet difficile de cloisonner la mise en place, des interfaces devant en particulier être rajoutées. Dans ce cas, il peut être pertinent de favoriser une configuration big bang.
Si le contexte est moins complexe, il est généralement préférable d’opter pour un démarrage progressif sur des sites pilotes. Cela permet au client de s'assurer que la solution déployée par l'éditeur respecte bien son cahier des charges et son analyse fonctionnelle. L’autre avantage est de pouvoir étaler les formations dans le temps.
L’autre option est de basculer l’ensemble des sites, mais sur une première brique fonctionnelle. Une fois l'outil adopté, il sera plus simple de mettre en place de nouvelles fonctions. La prise en main par les utilisateurs sera simplifiée et finalement le planning sera plus facilement respecté.
La clé de la réussite tient en fait à la conception et au pilotage d’un planning commun puis à son pilotage effectué au cours des copils. Le client dispose dès lors de visibilité, d’un « fil d'Ariane ». Il lui est également plus simple de dimensionner ses équipes et de vérifier qu’il peut s'appuyer sur les ressources adéquates ou s’il est nécessaire de nous affecter la charge de certaines actions.
Nous disposons à ce titre d’outils permettant de proposer des plannings d'une très grande précision :

  • Décrivant les tâches
  • Les mettant dans le bon ordre
  • Précisant les attendus clients et éditeur à chaque étape
  • Identifiant les jalons porteurs, tâches dont le non-respect entraîne automatiquement un décalage équivalent du planning
  • Etc.

Une feuille de route est ainsi définie. En menant les actions dans l’ordre, le projet pourra être géré de manière sereine, sans risque de décalage. Au cours des copils, le respect des jalons est contrôlé. Des ajustements peuvent être apportés si nécessaire. »


Quels principaux conseils pourriez-vous formuler à une entreprise qui souhaite lancer un projet TMS ?

Jérôme BOUR, PDG - DDS Logistics
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (21/12/2018)

« Le plus important est d'emporter l'adhésion des équipes, le plus en amont possible du projet.
Vis-à-vis de la Direction Générale et de la Direction Financière, il convient de démontrer les bénéfices de la solution en termes de retour sur investissement. Pour les futurs utilisateurs du TMS, l’objectif doit être de les aider à se projeter et à se rendre compte de ce que leur apportera concrètement la solution dans leur travail quotidien.
Il s’agit donc d’une première étape de conviction. De nombreux éléments de littérature sur les gains de l’adoption d’un TMS sont à ce titre disponibles sur le marché. Les éditeurs disposent de retours chiffrés et qualitatifs issus des différents projets menés ces dernières années. Au cours de cette étape, il est également nécessaire d’identifier un ou plusieurs sponsors qui sauront constituer un support utile dans certains moments clés.
Le deuxième aspect concerne le recueil des besoins. Celui-ci doit être réaliste et être confronté aux capacités réelles du marché. Le recours à des consultants spécialisés dans des missions de support aux appels d'offres de ce type ou même directement avec les éditeurs peut à ce titre s’avérer utile.
Nous aidons d’ailleurs régulièrement nos clients à mener des analyses d'adéquation. En particulier de bien déterminer la part des demandes que tous les éditeurs sauront traiter, celles qui sont différenciantes et celles qui sont infaisables. Ces aspects de hiérarchisation et de faisabilité facilitent ensuite le choix de la solution.

Le troisième conseil est d’aller au-delà de la simple démo. Nous préconisons d’ailleurs clairement la réalisation d’un POC (Proof Of Concept). À chaque fois que nous avons pu procéder ainsi, le projet s'est ensuite très bien déroulé. »


Vos clients choisissent-ils généralement d’implémenter la solution sur un petit périmètre avant de l’élargir ou bien de basculer l’ensemble du périmètre en même temps ?

Hélène KERJEAN, Chef de marché - AKANEA
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (18/12/2018)

« La typologie du projet (standard ou sur-mesure) et les besoins de l’entreprise (activités, services...) impactent la méthodologie de déploiement.
Un projet informatique est un peu comme une fusée à étages et notre objectif est d’allumer tous les étages…
À retenir :

  • L’impact organisationnel (ex : implémenter un process de flashage CAB à toutes les étapes du transport, du papier au planning graphique …)
  • La capacité d’adaptation aux changements (risques RH) »

 

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