Questions Flash > Que doit contenir un cahier des charges TMS ?



Questions Flash : les experts répondent

La question de la rédaction d'un cahier des charges TMS est régulièrement abordée dans le cadre des dossiers thématiques FAQ Logistique. Retrouvez des éléments de réponse à travers les témoignages que nous accordent les experts du secteur.


La rédaction d’un cahier des charges TMS est-elle réellement nécessaire ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant - DESCARTES
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > ( 11/01/2019 )

« Il me parait indispensable d’appuyer sa consultation TMS sur un cahier des charges. Le risque sera sinon trop grand de s’apercevoir à postériori que des solutions qui semblaient pourtant répondre au besoin ne correspondent finalement pas, faute d’avoir bien identifié le besoin.
Néanmoins, le cahier des charges ne doit, à mon sens, pas être trop cadré. Si c’est le cas, le choix se limitera à des solutions sur mesure, c’est-à-dire nécessitant d’importants développements spécifiques, ou bien à des solutions du marché, mais qui devront être détournées pour coller au besoin décrit.

Il convient donc de faire la part des choses entre ce qui relève d'un vrai besoin, ce qui est du mode de fonctionnement actuel, ou ce qui a été envisagé, mais qui pourrait être modifié. Si tel n’est pas le cas, il sera compliqué de trouver « la » solution répondant nativement à tous les besoins, ce qui aboutit d’ailleurs parfois à l’arrêt du projet dès cette phase. De plus, l’enveloppe budgétaire du projet augmentera inexorablement. »


Que doit contenir le recueil des besoins dans le cadre d’un projet TMS ?

Grégoire GARCIA (Responsable Commercial de l’activité transport) et Thomas TSCHINSCHANG (Directeur Commercial) - KLS GROUP
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (08/01/2019)

« Le plus important est de disposer de deux photographies : la première de l’existant et la seconde de la cible. Celles-ci peuvent être formalisées dans un cahier des charges et c’est alors clairement un plus. Ce n’est cependant pas toujours le cas.
En tant qu’experts logistiques, notre rôle en avant-vente intègre d’ailleurs un volet d’accompagnement des entreprises dans la définition de leurs besoins.
En pratique, notre approche différera en fonction des dossiers :

  • Dans le cas où le document décrit assez peu les besoins et process cibles ou bien au contraire les détaille très précisément sans cependant correspondre à une réalité opérationnelle faute de maturité logistique suffisante de l’entreprise, nous adopterons une démarche de type conseil et serons force de proposition.

Dans le cas de gros projets dans lesquels nous avons en face de nous une équipe logistique solide, nous collerons à la vision de celle-ci. C’est alors à un niveau de détail plus fin que nous pourrons faire profiter le prospect de notre expertise. »


Que contient généralement un cahier des charges TMS ?

Jérôme BOUR, PDG - DDS Logistics
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (21/12/2018)

« Le marché du TMS n'est pas encore totalement mature. Il existe ainsi une grande disparité entre les différentes expressions de besoin qui nous sont communiquées.
Cela se reflète dans la diversité des cahiers des charges que nous recevons. Certains ne contiennent que deux pages quand d’autres dépassent cent pages.
Même si les offres sont encore assez différenciées d’un éditeur à l’autre, il existe tout de même un corps commun, un ensemble de fonctions que chaque acteur sera en mesure de couvrir. C’est généralement ce corps commun qui est décrit dans le cahier des charges. L'enjeu est plutôt à mon sens d’identifier clairement les points discriminants : ce qui est propre au process du client et ce qui est propre aux offres de chaque éditeur.

Je voudrais d’ailleurs préciser qu’il n’est pas forcément problématique de recevoir des cahiers des charges succincts si une phase de POC est prévue. »





A quel niveau de détail les prospects décrivent-ils généralement leurs besoins ?

Hélène KERJEAN, Chef de marché - AKANEA Développement
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (18/12/2018)

« L’analogie entre les éditeurs de systèmes d’informations et l’univers de la construction immobilière n’est pas galvaudée et peut être reprise en exemple… 
Nous partageons (nous l’avons en fait emprunté) un vocabulaire et une description des rôles communs plus particulièrement sur la relation entre la maîtrise d’ouvrage (l’expression du besoin) et la maîtrise d’œuvre (la solution : le logiciel et le projet).
Il s’agit donc avant tout de savoir si le maître d’ouvrage souhaite construire une cathédrale ou plutôt un pavillon individuel après la visite d’une maison témoin …
La majorité des projets pour les petites et moyennes entreprises s’initie sans formalisme au sens strict des besoins et processus cibles, et cette tendance s’inverse très fortement lorsque l’on s’adresse aux plus grandes entreprises.
La maîtrise d’ouvrage est alors structurée par des équipes opérationnelles et métiers, qualités et directions des systèmes d’informations, certaines ayant même recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), dont l’objectif est de rédiger et structurer l’expression des besoins, mais également permettre une analyse des réponses des éditeurs.
Notre gamme de solutions ainsi que notre expertise de près de 30 ans sur les marchés du TMS et WMS, préfigurent la typologie de nos réponses aux différents besoins et enjeux opérationnels de nos prospects.
Notre démarche commerciale s’adapte nécessairement à ces différents cas de figure, mais dans tous les cas elle s’initie par une écoute active des besoins et la cartographie de ses activités et services, ses clients, son éco-système et solutions déjà en place (comptabilité, finances, RH, métiers…)
Si vous exprimez un besoin sans le formalisme attendu par un maître d’œuvre, vous devez être à même de vérifier par d’autres biais que la solution proposée correspondra à vos enjeux.
Pour ce faire, nous conseillons généralement la lecture des descriptifs fonctionnels de l’offre retenue et la validation de démonstrations sur des scénarii cibles construits en collaboration avec l’éditeur.
La confiance dans un éditeur expert, disposant de nombreuses références clients présentant des métiers similaires, peut alors se substituer à une expression de besoins dûment formalisée.
Les modes opératoires des processus cibles sont préconfigurés dans une solution héritée de plusieurs centaines d’implémentations pour des contextes identiques.

Nous opposons ici le monde du progiciel à celui du projet d’intégration sur mesure. »


Quels sont les pièges à éviter en phase de recueil des besoins ?

Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant - DESCARTES

Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (11/01/2019)

« Un des principaux pièges est de ne pas bien déterminer les raisons du lancement du projet TMS.
Il s’agit en premier lieu de bien définir les enjeux auxquels l’entreprise est confrontée :

  • Rencontre-t-elle des problèmes de performance économique ? Auquel cas l'accent devra porter sur la réduction des coûts.
  • Est-elle en train de perdre des clients ou a-t-elle du mal à en gagner de nouveau faute d’un service suffisant en termes de délais, de qualité, etc. ? Il conviendra alors de mettre en place une solution permettant d'améliorer le niveau de service et de donner de la visibilité aux clients sur le déroulement de leurs livraisons.
  • Est-elle en train de faire évoluer son modèle de distribution ? Par exemple en développant son activité e-commerce alors qu’elle était habituée à gérer des flux massifiés. Dans ce cas, il faudra s’assurer de retenir une solution permettant de traiter ces différentes typologies de flux et d’apporter les bonnes réponses aux problématiques de livraison à domicile.
  • Etc.

Le transport a des impacts forts sur la performance commerciale de l’entreprise. Cette définition des enjeux va ainsi permettre de justifier le retour sur investissement, au-delà du seul périmètre logistique. »


 

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