Questions Flash > Que doit contenir un cahier des charges WMS ?



Questions Flash : les experts répondent

La question de la rédaction d'un cahier des charges WMS est régulièrement abordée dans le cadre des dossiers thématiques FAQ Logistique. Retrouvez des éléments de réponse à travers les témoignages que nous accordent les experts du secteur.


Que doit contenir le cahier des charges d’une société souhaitant s’équiper d’un WMS ?

Agnès VINCENDEAU, Directrice Commerciale - BK Systèmes
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (16/09/2016)

« Une bonne expression des besoins doit permettre un minimum d'allers/retours entre le prospect et l’éditeur.
Le document doit donc :

  • Présenter l’activité du client, ses problématiques, le contexte et les grands objectifs du projet
  • Décrire précisément les processus fonctionnels existants et cibles. Ainsi l’éditeur pourra déterminer dans quelle mesure le standard de l’application répond aux besoins exprimés et si ce n’est pas le cas ce qu’il peut proposer : module complémentaire, développements spécifiques, interfaçages, etc. 
  • Renseigner l’éditeur sur les données de volumétrie pour confronter la performance de l'outil aux flux à traiter 
  • Préciser le nombre d'opérateurs qui vont utiliser l'application
  • Indiquer les matériels, l'architecture et tous les prérequis techniques autour de l'outil afin que l’éditeur puisse dimensionner sa réponse
  • Détailler l’organisation projet de l’entreprise ».

Comment construire son cahier des charges WMS ?

Hélène KERJEAN, Chef de marché - Akanea Développement
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (12/09/2016)

« Le cahier des charges permet de poser les bases d'une bonne collaboration. C'est le nerf de la guerre.
Il définit et détaille le besoin noir sur blanc. Le temps consacré à sa construction sera très vite rentabilisé dans la suite du projet.
Un cahier des charges complet permet à l’éditeur de bien identifier les besoins du client et de déterminer le planning du projet.
La logistique est très vaste et chaque entreprise utilise des process différents, ce qui implique généralement des besoins en développements complémentaires. Sur la base du cahier des charges, les écarts éventuels avec le standard peuvent ainsi être mesurés et nous pouvons alors évaluer la part de développements spécifiques. A charge ensuite au client de décider s’il préfère que la solution soit adaptée à son organisation ou s’il favorise une évolution des process pour coller au standard.
Au-delà de la description des fonctionnalités attendues, le cahier des charges doit comporter :

  • Les informations importantes sur l’activité logistique de la société (taille de l'entrepôt, nombre d’opérateurs, de lignes de commandes, etc.)
  • La description des process cibles et en particulier de la préparation de commandes. Leur complexité n’est en effet pas toujours liée à la taille de l'entrepôt. Par exemple, les entrepôts du secteur pharmaceutique peuvent être relativement petits mais auront des process spécifiques. A contrario, une grande surface n'est pas forcément synonyme de process plus compliqués.
  • Le mode de commercialisation privilégié (SaaS ou licence)

L’organisation projet en interne chez le client ».


Que pouvez-vous proposer si le cahier des charges WMS du prospect n’est pas suffisamment précis ?

Hélène KERJEAN, Chef de marché - Akanea Développement
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (12/09/2016)

« Si un prospect ne nous fournit pas d’éléments suffisamment précis, nous mettons à sa disposition un document reprenant un certain nombre de questions avec les caractéristiques de l'entrepôt et les besoins de la société. Cela nous permet ainsi de réaliser une pré-estimation du dossier.

De plus, nous pouvons mener une étude de convergence avec déplacement chez le client d’un expert métier et analyse de l’ensemble des process. Pour cette étude il faut généralement compter 3 jours. L’investissement est donc faible au vu du bénéfice de sécurisation du projet. Elle permet de s’assurer de partir sur les bonnes bases. »





Quel est le niveau de détail contenu dans les cahiers des charges WMS que vous recevez ?

Jean-Pierre GAUTIER, Directeur des Métiers - ACSEP
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (03/01/2019)

« Nous sommes aussi bien contactés par des entreprises qui ont travaillé en amont un cahier des charges extrêmement détaillé, que par des sociétés qui n’ont pas formalisé d’expression de besoins.
Pour intervenir fréquemment en avant-vente, j’ai pu constater que cela n’est aucunement lié à la taille de l'organisation.
Je pense d’ailleurs que des cahiers des charges trop stricts, devant être respectés à la virgule près par les éditeurs, ne permettent généralement pas d’aboutir à une solution satisfaisante pour l’entreprise.
À l’inverse, de plus en plus de clients nous demandent de les accompagner dans la formalisation de leurs besoins. Deux principaux facteurs motivent ce choix :

  • Ils peuvent avoir constaté dans des projets antérieurs qu’une expression de besoin pas assez précise avait fortement pénalisé la réussite de leur projet.
  • Ils peuvent également ne pas disposer des ressources informatiques en mesure de combiner langage technique informatique et opérationnel. Il s’agit en effet d’un chaînon manquant en logistique. Ce sont des postes pour lesquels nombre d'offres d'emploi ne sont pas pourvues, faute de profils disponibles.

Nous répondons à ce besoin d’accompagnement à travers le volet Conseil de notre offre. Nous nous rendons sur le terrain pour prendre connaissance de l'activité et rencontrer l'ensemble des acteurs, ce qui est véritablement un point primordial. En effet, nombre de projets échouent faute d’écoute des besoins des différentes équipes. »


Quels conseils pourriez-vous donner à une entreprise en cours de rédaction du cahier des charges de son futur WMS ?

Christophe TRAMOY, Directeur de l'Intégration - A-SIS

Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (08/01/2019)

« Je pense qu’il faut veiller à respecter deux points principaux.
D’abord il convient que le cahier des charges ne soit pas trop généraliste. Nous recevons souvent des documents très denses, généralement rédigés par des consultants qui ne s’attaquent pas réellement aux besoins métier. Il s’agit au contraire de s’assurer que les attentes de l’entreprise sont bien définies par rapport à son activité et à ses particularités.

Ensuite, il faut que le client prenne suffisamment de recul au moment de la rédaction des spécifications. Il est en effet naturel de souhaiter reproduire la solution déjà en place. Néanmoins, l’objectif d’un projet WMS est d’obtenir des gains de productivité et/ou de qualité par l’adoption d’une nouvelle organisation. Attention donc à ne pas reproduire l’existant en tant que cible. »


 

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