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La préparation de commandes est une des fonctions principales assurée par les entrepôts et les magasins. Voici quelques éléments d’ordre général sur cette opération ainsi que quelques conseils de simple "bon sens" qu'il est bon d’avoir en tête.



Importance de la préparation de commandes

Véritable opération à valeur ajoutée, la préparation de commandes consiste à collecter les articles stockés dans l’entrepôt et à les regrouper avant de les expédier aux clients.

Réussir à rationaliser et à optimiser cette tâche permet à la fois de gagner en productivité et à améliorer la qualité de service et donc l’image de marque de l’entreprise (prélevement des bonnes références en bonnes quantités, envoi des commandes dans le respect des délais négociés avec les clients, etc.).


Les informations nécessaires aux préparateurs

Pour préparer des commandes, les informations suivantes sont nécessaires :

  • Adresses picking des références à préparer
  • Quantités à prélever
  • Zone(s) où regrouper les références

Grâce à ces informations, le préparateur est en mesure de connaître son chemin de préparation de commandes (ordre de prélèvement des articles).

Les informations sont transmises aux préparateurs sur des documents papiers (bons de préparation) ou bien sur des terminaux informatiques embarqués. A noter que le mode de préparation vocal est actuellement en développement chez certains éditeurs de Progiciel de Gestion d’Entrepôt (Warehouse Management System - WMS).

Ce mode de préparation semble prometteur aussi bien en terme de productivité que de qualité de service. Il permet en outre de garder les mains libres puisque les échanges d’informations avec le système s'opérent par casque et micro !


L'utilisation de codes-à-barre

Lorsque le préparateur utilise un terminal informatique embarqué, il est possible d’utiliser les codes-à-barre. Ceux-ci collés aux articles (sur les PCB, par exemple) et / ou sur les emplacements permettent d’assurer au préparateur qu'il se trouve bien devant l’emplacement requis et que la référence qu'il compte prélever est la bonne.

En outre, ce système permet de suivre instantanément les mouvements de marchandise et de mettre à jour les stocks. Les erreurs dues à la saisie sont également réduites.Il est bien évidemment indispensable de mettre à jour informatiquement les stocks en fonction des références et quantités de manière à pouvoir enclencher des réapprovisionnements picking et ainsi éviter les ruptures lors des préparations suivantes.


Les différents types de préparation de commandes

La préparation de commandes peut s'effectuer à partir de plusieurs agrés qu'il est possible de combiner en fonction des volumes à traiter :

Affectation préparateur(s) / commande(s) - Avantages et inconvénients


 
Un préparateur
Plusieurs préparateurs
Une commande

+

Préparateur responsable de "sa" commande

Meilleure fiabilté

Simplicité

+

Simplicité

Moins de déplacements (préparateurs affectés à des zones qu'ils connaissent "par coeur"... ce qui est par ailleurs risque d’erreur (voir ci-dessous)

_

Moindre optimisation des trajets

Pas de "massification" des prises (alors que le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même)

Fatigue et risque d’erreurs

_

Risque de "goulets d’étranglement" si la commande est préparée sucessivement entre les zones.

Nécessité d’optimiser la répartition entre les zones pour que la disparité d’activité avec la zone précédente ne bloque pas l’activité de zone suivante. En cas de traitement simultané, ce risque disparaît

Risque d’erreurs dues à l’habitude des préparateurs de travailler dans leur zone (lorsque le préparateur a l’habitude, il ne vérifie plus)

Pas de "massification" des prises (alors que le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même)

Moindre possibilité de suivre l’activité des préparateurs

Plusieurs commandes

+

Optimisation des trajets

"Massification" des prises (le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même)

+

Optimisation des trajets

"Massification" des prises (le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même)

Moindre déplacements (préparateurs affectés à des zones qu'ils connaissent "par coeur"... ce qui est par ailleurs risque d’erreur (voir ci-dessous)

_

Tâche suplémentaire de regroupement des articles pour reconstituer les commandes

Complexité

_

Risque de "goulets d’étranglement si la commande est préparée sucessivement entre les zones. Nécessité d’optimiser la répartition entre les zones pour que la disparité d’activité de la zone précédente ne bloque pas l’activité de zone suivante

Risque d’erreurs dues à l’habitude des préparateurs de travailler dans leur zone (lorsque le préparateur a l’habitude, il ne vérifie plus)

Moindre possibilté de suivre l’activité des préparateurs



Facteurs d’optimisation de la préparation de commandes

Pour obtenir une efficacité et efficience dans le processus de préparation de commandes (en terme de coûts, délais et qualité), on peut appliquer les axes suivants (liste non exhaustive) :

- réduire la longueur des trajets :

  • En optant pour une classification et un rangement des références du type ABC (références les plus commandées en volume sont situées aux endroits les plus accessibles. Pour en savoir plus voir La méthode ABC (loi de Pareto) )
  • En respectant des circuits de préparation qui n'obligent pas le préparateur à passer plusieurs fois au même endroit (ordre de prélèvement optimisé)

- limiter les ruptures de charge :

  • En renseignant au fur et à mesure les mouvements de marchandise (rigueur des préparateurs et caristes requise)
  • En utilisant un outil de pilotage de l’entrepôt en temps réel
  • En réapprovisionant le picking de manière efficace

- limiter les risques d’avaries :

  • En mettant en place des chemins de préparation de commandes qui respectent la nature des produits (ne pas préparer en même temps des articles toxiques avec de l’alimentaire par exemple)
  • En prélevant les articles dans un ordre qui respecte le poids et la densité des articles (au cours de la préparation, placer les articles les plus denses en dessous des articles fragiles)

- optimiser l’accessibilité des articles

  • En ne placant pas les références lourdes en hauteur
  • En ne rangeant pas les articles trop en profondeur dans les étagères
  • En mettant en place des allées de préparation qui permettent aux préparateurs de se croiser et de se doubler
  • En ne lançant pas en même temps trop de préparations dans la même zone (risques d’embouteillage devant les emplacements picking des références à plus forte rotation)

- utiliser les meubles de rangement adaptés aux caractéristiques des produits :

- améliorer l’ergonomie des postes de travail




Exemple de processus de préparation de commandes :



1) Pour des palettes complètes (directement à partir d’un emplacement de la zone de stockage)


  • Réception d’une mission cariste radio de traitement d’une palette.
  • Déplacement du cariste à l’adresse de stockage indiquée
  • Prise de la palette sur un chariot
  • Lecture de l’étiquette de la palette
  • Dépose de la palette dans la zone d’expédition
  • Validation de la dépose
  • Mise à jour des déplacements

2) Pour la préparation de colis complets

  • Édition de la liste de picking et des étiquettes identifiant les colis à préparer
  • Déplacement du préparateur à l’adresse de picking indiquée - Prélèvement du colis
  • Étiquetage
  • Dépose du colis étiqueté dans un chariot de préparation de commandes
  • Mise à jour des déplacements

3) Pour la préparation des références à l’UVC

  • Réception d’une mission radio de préparation multi-commandes
  • Édition des étiquettes identifiant les colis de sur-emballage
  • Confection des colis de sur-emballage précolisés
  • Étiquetage des colis de sur-emballage précolisés
  • Déplacement du préparateur à l’adresse picking indiquée
  • Lecture de l’étiquette de l’emplacement picking
  • Lecture de l’étiquette du colis (indication de la quantité à déposer dans le colis)
  • Dépose de l’UVC dans le colis précolisé et étiqueté
  • Validation du traitement de chaque ligne au fur et à mesure de la préparation. Les données de la ligne suivante sont transmises après confirmation de la ligne précédente.
  • Mise à jour des déplacements

Ressources également disponibles

GCL
 
Principes clefs du picking

En vue d’améliorer la productivité, les entreprises concentrent de plus en plus leurs efforts sur l’amélioration du processus de cueillette des produits. Plusieurs éléments expliquent cet engouement général.
• Une activité coûteuse. En effet, la cueillette est une des dernières activités dans la chaîne logistique et à ce stade, le coût du produit est le plus élevé;
• Une activité difficile à gérer. Les nouvelles techniques de gestion, telles le juste à temps, la diminution des cycles de production et du temps de réponse au marché, viennent augmenter la complexité de la cueillette. Comment coordonner les activités afin que les produits sortent le plus rapidement de l’entreprise? Comment placer les produits sur les tablettes? Comment utiliser les ressources?
• Une activité qui permet d’améliorer la qualité du service à la clientèle. Une bonne gestion permet de réduire le nombre de produits endommagés, le temps de préparation de la commande, etc.
 

Nos conseils de lecture


Entrepôts et magasins : Concevoir et améliorer une unité de stockage
de Michel Roux

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Ce livre très complet, entièrement remis à jour, est devenu une véritable bible pour tous les responsables logistiques. La démarche proposée permet de concevoir une installation de stockage et de préparation de commandes rationnelle et performante, mais aussi d'améliorer un magasin existant.

Chaque responsable en charge d'un tel projet y trouvera les éléments utiles pour répondre à sa problématique. L'ouvrage couvre toutes les étapes du processus, allant de l'étude à la réalisation du projet. L'auteur y analyse les besoins et présente les moyens disponibles sur le marché pour les satisfaire : équipements statiques et mobiles, logiciels, sans oublier les ressources humaines, la sous-traitance ou la sécurité. Pour répondre aux problématiques du moment, l'auteur développe deux nouvelles thématiques : les capteurs spécifiques et l'entrepôt durable.

Pour aller plus loin, le lecteur pourra consulter Optimisez votre plate-forme logistique, chez le même éditeur, qui regroupe les données numériques nécessaires lors de la conception d'un entrepôt.



Optimisez votre plate-forme logistique : Exercices corrigés (1Cédérom)
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Présentation de l’éditeur
Ce livre a l’ambition d’aider les responsables logistiques à conduire leur site au niveau le plus performant en rappelant les principes de base, en décrivant les nombreux outils méthodologiques disponibles, en donnant une foule de renseignements pratiques et surtout en proposant un moyen d’autoévaluation avec son référentiel.

Cette quatrième édition comprend toute une série de problèmes souvent rencontrés dans les centres de distribution avec l’exposé des solutions qui ont été effectivement mises en place. Cet ouvrage a été conçu à partir de l’expérience acquise dans de nombreux pays lors de la conduite de plus d’une centaine de projets, étalés sur plusieurs décennies. Optimisez votre plate-forme logistique est le complément idéal de l’ouvrage Entrepôts et magasins qui présente toutes les données fondamentales de l’intra-logistique.



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