Questions Flash > Quels sont les principaux risques dans l'implémentation d'un WMS?



Questions Flash : les experts répondent

La question des risques d'un projet WMS est régulièrement abordée dans le cadre des dossiers thématiques FAQ Logistique. Retrouvez des éléments de réponse à travers les témoignages que nous accordent les experts du secteur.


Quels sont les principaux risques d’un projet de mise en place de WMS ?

Agnès VINCENDEAU, Directrice Commerciale - BK Systèmes
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (16/09/2016)

« Plus la méthodologie en avant-vente est présente, moins il y a de risques par la suite. À travers les différentes étapes de sélection, les prestataires les moins adaptés ont été écartés.
Néanmoins, un certain nombre de risques subsistent :
Les premiers concernent la phase d’appels d’offres et de sélection de la solution :

  • Ne pas consacrer suffisamment de temps à la phase de sélection. Elle est en effet souvent sous-estimée. Or, plus un client passera de temps en amont, plus il éliminera des risques pour la suite du projet. 
  • Ne pas exprimer clairement les principaux objectifs du projet. Ils doivent être définis et réalistes. Si ce n'est pas le cas, le projet sera confronté à des moments de latence.
  • Ne pas rédiger un cahier des charges suffisamment complet. Le risque est qu'à l'issue de la conception détaillée, des devis complémentaires soient nécessaires pour répondre à des process non décrits en amont. 

Les seconds concernent la phase d’implémentation du WMS :

  • Ne pas intégrer la gestion des risques à la gestion de projets. Une bonne gestion des risques, bien challengée avec des plans d'action associés permet de les identifier et donc de les maîtriser.
  • Une non-acceptation du changement par les équipes internes. Cela se travaille très en amont. Si BK Systèmes est force de proposition sur le sujet, l’implication des personnes, la communication et la formation restent du ressort des clients.

Se tromper dans la composition du groupe projet. Il s'agit de sélectionner des personnes constructives, avec de l'influence sur les équipes, pédagogues et ouvertes. »


Quel est le principal piège auquel une entreprise est confrontée dans son projet de mise en place de WMS ?

Isabelle BADOC, Product Marketing Manager Supply Chain Solutions - GENERIX Group
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (23/09/2016)

« Le principal risque est de ne pas faire d'expression de besoin claire en amont du choix de la solution, mais plutôt de se laisser guider par les éditeurs de WMS auxquels ont été demandées des présentations.
Si celles-ci ne sont pas confrontées à une expression de besoin, l’entreprise en sera satisfaite sur le moment. C'est le jour où le projet impactera réellement les opérations dans l'entrepôt qu’apparaîtront les problèmes.
Dans l'entrepôt, pratiquement chaque société a ses contraintes et sa façon de gérer sa logistique. Seront alors identifiés des processus qui semblaient correspondre au standard de l’outil et qui du fait de l’introduction de contraintes non encore évoquées nécessiteront le développement de spécifiques.

Toutes ces spécificités doivent donc se retrouver dans le cahier des charges. »


Quels sont les principales difficultés à surpasser ?

Philippe MARQUES, Responsable Produits - A-SIS
Dossier Transport > Optimisation des Achats de Transport > (02/10/2015)

« Nous venons de l’évoquer, une expression des besoins non complète peut entraîner une insatisfaction au moment de l'implémentation du WMS, car un nombre supérieur de prestations seront alors à réaliser par l'éditeur.
Le deuxième risque est lié à un manquement d’organisation projet chez le client. De notre côté, nous proposons un accompagnement avec formation et paramétrage qui fera en sorte que les utilisateurs arrivent avec un bon niveau de connaissance et d’appropriation du produit.
Cependant, si le client ne désigne pas de coordinateur, le projet sera rapidement confronté à des écueils. Sans interlocuteur précis, nous nous retrouverons face à des ressources déjà très occupées par leur mission quotidienne et sans réelle disponibilité à nous consacrer. Il est donc important qu'en interne il y ait quelqu'un dont la mission est de s'assurer que tout le monde est bien en ordre de marche, que les process ont bien été définis.
Cet interlocuteur doit en outre pouvoir nous remonter les problématiques rencontrées.
Ensuite, le manque de formation des opérationnels peut également pénaliser la réussite d’un projet WMS. À ce titre, nous proposons à nos utilisateurs une certification gratuite sous forme de questionnaire. D’une durée d’une heure, elle permet d’appréhender le niveau de connaissance du produit. C’est bien souvent l’occasion de s’apercevoir que la personne qui sollicite le plus souvent la hotline ne maîtrise pas bien la solution. C’est alors l’opportunité de lui proposer un accompagnement. C’est un point important dans la mesure où un opérateur qui ne maîtrise pas bien notre WMS va perdre du temps et ne pourra pas optimiser son utilisation et ainsi tirer profit du potentiel de l'outil.
Enfin, pour pouvoir bénéficier de la puissance du WMS, encore faut-il respecter physiquement ces préconisations en termes d’organisation et de rangement.
Au-delà du cahier des charges quand nous sommes sur une mise en place de notre WMS, nous avons une partie très importante d'accompagnement qui touche notamment à la cartographie de l'entrepôt. Au travers différents critères retenus par le client, comme par exemple la rotation des articles, le WMS optimise alors le rangement de l'entrepôt.

Certains clients peuvent tout de même décider de ne pas respecter les recommandations de l’outil. L'entrepôt se retrouve alors avec des écarts entre le physique et l’informatique. La situation devient alors très compliquée d’autant plus qu’en logistique il y a une tolérance 0 sur les erreurs. »





Quels conseils pourriez-vous donner à une entreprise qui souhaite se doter d’un WMS ?

Évelyne RAYNAUD, Directeur Développement & Produit - A-SIS
Dossier Entrepôt / WMS > WMS: les critères de choix > (08/07/2016)

« Les principaux risques concernent l’accompagnement du projet.
Si l’éditeur sait généralement bien mener les projets dans la mesure où il assume souvent la fonction d’intégrateur, le client peut être moins habitué et cela peut alors s’avérer complexe pour lui.
C'est donc la maturité de la société, la qualité et le nombre de ressources qu'il pourra y consacrer qui vont finalement conditionner la véritable réussite du projet. Il convient ainsi de s’assurer de l’engagement de la Direction et du bon pilotage du projet côté maîtrise d’ouvrage.
Certaines entreprises disposent de structures habituées à mener des projets, avec une séparation claire entre opérationnels et équipe projets. Ils peuvent ainsi consacrer le temps nécessaire aux tests et recettes avant démarrage et formations des opérateurs. Certains se font  accompagner par des cabinets de conseil.

D’autres sont moins à l’aise dans les arbitrages nécessaires dans leur projet de transformation. Décider c'est parfois renoncer, ce qui n'est pas toujours facile. »


Quelles sont les erreurs à ne pas commettre en phase d’implémentation ?

Hélène KERJEAN, Chef de marché - AKANEA Développement
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (18/12/2018)

« Encore une fois tout dépend de la typologie du projet et à qui il s’adresse (PE, PME ou grands comptes de type MGE). Il y a 4 grandes étapes à respecter pour éviter les erreurs :

  1. Partager la bonne compréhension du périmètre du projet et ne pas s’écarter des enjeux initiaux.

    Il faut s’assurer de la bonne compréhension de tous en utilisant le même langage/lexique. Le même mot peut être perçu de manière différente il faut donc s’assurer que l’on parle bien de la même chose.
  2. Définir la matrice de responsabilités

    Il est nécessaire d’identifier les rôles et responsabilités de chacun (validations, arbitrages tout au long du projet)
  3. Ne pas négliger la conduite du changement

    La conduite de changement est en effet clé. La migration sur un nouveau système d’information doit faire l’objet d’une attention particulière auprès des utilisateurs finaux. Il est fréquent que les modes opératoires soient également modifiés à cette occasion : il faut s’assurer de l’adhésion de l'ensemble des équipes.

L’élaboration d’un planning conjoint et imbriqué

Plusieurs interlocuteurs peuvent être associés sur un même projet (ex sur l’informatique embarquée). Cette collaboration avec l’écosystème du client est primordiale, mais attention à bien identifier qui va coordonner l’ensemble des acteurs sur le sujet. »


A quoi faut-il faire attention quand on équipe un entrepôt mécanisé d’un WMS ?

Christophe TRAMOY, Directeur de l'Intégration - A-SIS
Dossier WMS / TMS > Comment réussir son projet ? > (08/01/2019)

« Il existe une représentation pyramidale assez classique qui illustre bien le fait que les ordres partent de l’ERP pour descendre au WMS, puis au WCS et enfin aux automatismes. Le système de remontée d’informations prend le chemin inverse.
Il est important de respecter le périmètre d’action de chaque système. Parfois, il peut arriver que le client demande à mettre une fonctionnalité d'ERP dans le WMS ou une fonctionnalité WMS dans le WCS. Par expérience, ce n'est jamais une bonne idée. Les systèmes ont été pensés pour un périmètre fonctionnel. En sortant de ce périmètre, la logique du produit est cassée et c’est toute l’organisation qui est mise en danger.
Prenons un exemple. Un des rôles de l'ERP est de gérer commercialement les cas de pénurie. Quand 100 produits A sont disponibles à la vente et que les commandes comportent 120 produits A, il doit y avoir une stratégie dans l'ERP permettant de définir les règles d’affectation des produits aux clients. Il m’est plusieurs fois arrivé de constater que l’ERP en place ne le faisait pas et de voir l'entreprise nous demander que le WMS puisse prendre en charge ce rôle. Cela revient en fait à affecter à la logistique la prise d’une décision qui n'est pas de son domaine, mais de celui de la gestion du client. Pour pouvoir orienter cette décision, il devient nécessaire de mettre de l'information client dans le WMS.

Le problème est que cela impose de gérer une base clients à la fois dans l’ERP et dans le WMS. De fil en aiguille, les systèmes perdent en cohérence. »


 

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