Dossier > Entrepôt / Transport > WMS / TMS : est-il temps d'en changer ? > Entretien BK SYSTEMES

‘‘ Avec le temps, la maintenance de certaines solutions peut devenir très onéreuse ’’
François BIESBROUCK, BK SYSTEMES

François BIESBROUCK, PDG de BK SYSTEMES.

Avis d'expert soumis dans le cadre du dossier : « WMS / TMS, est-il temps d’en changer ? »

Quels sont les signes indiquant qu'il est temps de changer de WMS ?

Selon l’évolution de l’activité, les choix réalisés à la mise en place, peuvent ne plus correspondre complètement aux besoins actuels, à moyen ou à long terme.

Voici quelques signes indiquant qu'il est peut-être temps d’en changer :

• L’évolutivité limitée : Si votre entreprise a connu une croissance importante depuis la mise en place de votre WMS actuel, celui-ci n'est peut-être plus capable de gérer efficacement le volume de transactions et de stocks ? Il est peut-être temps de passer à une solution plus évolutive.
• Le manque de fonctionnalités : Peut-être avez-vous besoin de nouvelles fonctionnalités non répertoriées à la mise en place et qui vous bloque actuellement ? Par exemple, si vous avez besoin de fonctionnalités telles que le colisage ou d’analyses statistiques ou de connexions avec d'autres systèmes (ERP, TMS...), ou encore de mécanisation, un WMS complet comme Speed WMS va pouvoir répondre à ces besoins.
• Des performances préjudiciables : Si votre WMS actuel est sujet à des erreurs ou des ralentissements, cela peut avoir un impact négatif sur vos opérations. Un WMS plus fiable et performant peut améliorer l'efficacité de votre entrepôt et réduire les problèmes opérationnels.
• Des coûts prohibitifs de maintenance : certaines solutions, avec le temps sont devenus très onéreuses et il est courant de voir certains éditeurs se lâcher sur les coûts d’intervention ou d’évolution.
• Une ergonomie dépassée : le confort et l’agrément d’utilisation peut devenir une nécessité pour maintenir le personnel en place. Par exemple, dans des zones logistiques importantes, des sociétés d’intérim nous rapportent que des opérateurs choisissent les missions en fonction de l’outil WMS utilisé par le client.
• Des promesses non tenues : l’argumentaire de vente peut s’avérer finalement en décalage avec la réalité de ce qui a été mis en place et les performances réelles de l’application. L’impact sur l’organisation peut être très fort et les coûts induits importants.

Le remplacement d'un WMS est une décision stratégique qui nécessite une bonne évaluation des besoins de votre entreprise, une analyse comparative des solutions disponibles sur le marché et une planification minutieuse de la transition pour minimiser les perturbations opérationnelles.

Comment déterminer si une solution WMS peut être mise à niveau ou si une refonte complète est nécessaire ?

Si vos besoins ont évolué, entre la mise en place de votre WMS et aujourd’hui, il est important d’effectuer un état des lieux de l’existant avec ses points forts et ses faiblesses.

Une réunion avec votre éditeur ou intégrateur s’impose alors pour voir s’il peut vous mettre à disposition de nouvelles fonctionnalités ou version et/ou développer en spécifique selon votre besoin ou s’il n’est malheureusement pas en mesure d’y répondre.

La proposition faite par votre intégrateur vous permettra ainsi d’identifier s’il peut répondre à votre nouveau besoin, avec quelles solutions, dans quel délai et à quel prix. Vous pourrez alors comparer avec d’autres solutions du marché et identifier si une mise à niveau est envisageable ou si un changement de WMS est une solution pertinente.

Comment évaluer si une nouvelle solution serait plus efficace pour son entreprise ?

Il faut déjà commencer par définir clairement quels sont vos besoins :

• Quels sont les points forts de votre WMS actuel ?
• Les problèmes rencontrés ?
• Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre avec une nouvelle solution ?

Ainsi, vous pourrez comparer ce que vous propose votre WMS actuel par rapport aux autres WMS du marché : Les fonctionnalités ? Les évolutions possibles ? Les intégrations avec d’autres outils ?

Ensuite, comparez les coûts, non seulement les frais de licence, d'acquisition ou de location, mais aussi les coûts de mise en œuvre, de formation, de maintenance et de support. Il faudra également évaluer le ROI apporté par la nouvelle solution.

Quelles sont les nouvelles opportunités offertes par les solutions avancées ?

Les solutions WMS avancées offrent généralement un large éventail de fonctionnalités, de connexions avec d’autres outils... pour optimiser la gestion des entrepôts et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Voici les principales fonctionnalités indispensables en 2023 :

• La connexion avec l’automatisation et la robotique : Les WMS sont de plus en plus intégrés à des systèmes de gestion d'entrepôt automatisés, tels que des systèmes de préparation ou de déplacement automatisés, des convoyeurs, des systèmes de tri, etc. Ces technologies d'automatisation permettent d'accélérer les opérations, de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité.
  
• L’Intégration de la RFID et de l'IoT : Les WMS prennent en charge l'intégration de la technologie RFID (Radio Frequency Identification) et de l'IoT (Internet of Things). Cela permet par exemple le suivi et la localisation précise des produits à l'aide d'étiquettes RFID et de capteurs IoT. Ces technologies facilitent la gestion des stocks, la vérification des expéditions, des chargements et la prévention des anomalies de préparation. Nous avons des sites qui réalisent moins d’une erreur sur 30 000 expéditions avec la technologie RFID.
• L’analyse des données et la mise à disposition de Dashboard : Les WMS avancés offrent des outils d'analyse des données pour fournir des rapports détaillés et des tableaux de bord personnalisés. Ces fonctionnalités permettent de piloter les performances de l'entrepôt, d'identifier les tendances, d'optimiser les processus et de prendre des décisions basées sur des données fiables.
• L’intégration avec d'autres systèmes : Les solutions WMS avancées sont conçues pour s'intégrer facilement à d'autres systèmes d'entreprise tels que les systèmes ERP, la gestion de production, etc.

Comment sélectionner le bon éditeur et la bonne solution ?

Pour sélectionner le bon éditeur et choisir un WMS qui répondra à vos besoins actuels et futurs, il est essentiel de suivre un processus d'évaluation approfondi. Voici quelques étapes à réaliser :

• Analyser vos besoins actuels et futurs : Avant de rechercher des WMS, établissez une liste claire et la plus complète possible de vos besoins opérationnels actuels et des fonctionnalités que vous prévoyez d'utiliser à l'avenir. Cela vous aidera à identifier les « must-have » dont vous avez besoin dès à présent et pour la suite.
• Impliquer les différentes parties prenantes de l’entreprise : le responsable des opérations, de la logistique, de l'informatique, le commerce, mais également des opérateurs de terrain, pour identifier les carences et recueillir leurs besoins actuels et futurs. Leurs remarques seront importantes pour le choix final et il faudra les impliquer, dès le début, ce qui facilitera la mise en place.
• Rechercher des fournisseurs de WMS qui ont une bonne expérience dans votre secteur d'activité avec des références de clients disponibles, à contacter ou à visiter, qui utilisent le WMS dans des conditions similaires à vos besoins. Vous pouvez également demander autour de vous les WMS utilisés par des confrères ou des fournisseurs. Le retour d’expérience d’utilisateur peut s’avérer précieux pour éviter des déconvenues.
• Demander les connexions déjà réalisées avec vos autres systèmes informatiques, robotiques ou de mécanisation et le niveau de formation et de support proposé par l’éditeur/intégrateur.
• Privilégiez un WMS flexible avec une roadmap produit qui évolue régulièrement et la possibilité de personnalisation pour parer à vos besoins futurs.
• Analyser attentivement les différents coûts associés.

Quels sont les coûts associés au changement de solution ?

Le coût associé au changement de WMS peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, la complexité des opérations, leur spécificité, le nombre d'utilisateurs, les fonctionnalités, le niveau de personnalisation, ...

Voici quelques coûts à prendre en considération : le coût de la licence, le coût de mise en œuvre, la personnalisation et le développement spécifique, le matériel informatique et l’infrastructure, la formation du personnel, la maintenance, ... Il y a aussi les coûts liés à la transition : la migration des données, l'arrêt temporaire des opérations, la gestion des risques et la planification de la continuité des activités.

Comment gérer la transition vers la nouvelle solution ?

Il faut tout d’abord établir un plan détaillé pour la mise en œuvre du nouveau logiciel : Identifier les objectifs, les délais, les ressources nécessaires, les responsabilités de chaque membre de l'équipe et les mesures de succès.

A la suite de cela, la planification de la formation du personnel (administrateurs et opérateurs) sera à caler. La planification de la migration des données sera une étape importante. Il faudra sauvegarder toutes les données importantes et les transférer de manière sécurisée. Des tests avec le nouveau logiciel WMS seront à planifier également avant de le déployer.
Privilégiez plutôt, dans la mesure du possible, un déploiement progressif, par exemple, en le mettant d'abord en fonctionnement dans un entrepôt pilote ou bien pour certaines fonctionnalités spécifiques. Cela vous permettra de résoudre les problèmes éventuels et d'optimiser l'adoption par votre équipe.

Quels sont les indicateurs à suivre lors du changement de solution ?

Lors du changement de WMS, il est pertinent de suivre plusieurs indicateurs pour évaluer l'efficacité de la transition et mesurer les performances du nouveau logiciel. Voici quelques indicateurs :

• Le niveau d'adoption du nouveau WMS : le retour d’expérience des utilisateurs est un indicateur important.
• La productivité : le temps nécessaire pour exécuter des actions spécifiques, le nombre de commandes traitées par heure ou par jour, le taux d'exactitude des expéditions, par rapport à l’ancien système.
• La précision des stocks qui doit être amélioré avec un WMS.
• Le taux d'erreur telles que les expéditions incorrectes, les erreurs de picking, les retours, ... doit baisser.

Quelles solutions proposez-vous ?

BK Systèmes propose un WMS flexible et très adaptable. Nous avons déployé Speed WMS dans quasiment tous les secteurs d’activités (prestataire logistique, industriel, retail/distribution, e-commerce), sur de nombreux type de produits (produits frais, matières dangereuses, alcool, pièces détachées...) et dans différentes langues (français, anglais, allemand...).

Quelles sont les spécificités de votre offre ?

Structurée autour d’un noyau assurant une large couverture fonctionnelle ainsi que de modules complémentaires optionnels, notre logiciel WMS s’adapte réellement à l’activité et aux spécificités de nos clients ainsi qu’à leur besoin d’évolution. Nos consultants conseillent et préconisent des optimisations tout au long de la vie du WMS chez nos clients.

Speed WMS s’intègre facilement au sein de l’architecture informatique, qu’elle soit locale ou hébergée, de nos clients et répond à toutes les exigences en matière de sécurité et de traçabilité des flux et des opérations effectuées.

Notre logiciel WMS a également une fonction TMS avec la gestion des tarifs transporteur, le choix automatique du transporteur, les échanges EDI, l’étiquetage des UM à expédier... Ce module dédié à la gestion de transport gère également le Track & Trace et assure la preuve de livraison.

Pourquoi changer de solution pour passer à votre WMS ?

Avec une couverture fonctionnelle riche et complète, Speed WMS permet à nos clients d’avoir un logiciel qui évolue avec leurs besoins et leur croissance. C’est donc la sécurité d’un outil qui sera en mesure de grandir à leur côté et de s’adapter aux nouvelles technologies, aux nouvelles solutions de mobilité, ... qui sont également en constante évolution !

En moyenne, après l'installation de notre solution logicielle Speed WMS, la productivité de l’activité logistique de nos clients augmente de 20 à 50 % et le taux d'erreur descend sous les 1 % !

À propos de BK Systèmes

BK Systèmes est un acteur de référence dans l’univers des logiciels dédiés à la logistique. François Biesbrouck, passionné par la logistique, crée BK Systèmes en 1998. Il souhaite repenser le modèle existant des logiciels de gestion d’entrepôt et des stocks et il crée Speed WMS en 2002. Le logiciel de planification logistique, Foxy APS, sort en 2019.

BK Systèmes compte 4 agences en France : Tourcoing, Anglet (près de Bayonne), Lyon et Vaulx-Milieu (en Isère). Elle emploie plus de 60 collaborateurs. Plus de 150 clients en France et à l’International lui font confiance.

Site Internet de BK Systèmes: https://www.bksystemes.fr/