| Les
points d’entrée et de sortie
Particulièrement
en situation de démarrage, il est important
de renforcer l’encadrement du personnel
en charge des points d’entrée de la marchandise
de même que de contrôler les sorties. Que
ce soit à la fin de la chaîne de production
ou à la réception de la marchandise, le
personnel doit être prêt à intercepter les
erreurs apparentes. Cette vigilance doit
être constamment maintenue. La marchandise
identifiée à la réception ou à la sortie
de la production peut comporter des données
logistiques erronées. Non interceptées,
ces erreurs pourraient, par exemple, bloquer
les opérations au niveau de la préparation.
Donc, dès l’entrée, il est important d’enseigner
à déceler les erreurs de produit et de quantité
par rapport aux données logistiques de l’objet.
Par exemple, lorsqu’une étiquette est apposée
sur le produit, un simple coup d’oeil permet
de s’assurer de l’exactitude du code de
produit. Par ailleurs, il est opportun de
prendre quelques instants pour faire un
décompte lorsque la quantité sur l’étiquette
ou sur le compte rendu de réception semble
trop ou pas assez élevée. Il est aussi important
d’entraîner les employés qui font la mise
en localisation, la préparation et qui gèrent
l’expédition. En effet, le quai d’expédition
comporte aussi son lot d’erreurs : par exemple,
le poids sur l’étiquette de la palette est
erroné ou encore la description du produit
ne correspond pas au contenu de la palette.
|
Régularisation
des écarts
Il
n’est pas suffisant d’inciter à la vigilance.
Il faut aussi créer des postes administratifs
afin d’investiguer et de corriger les erreurs
apparentes. Souvent, les employés se démotivent
à rester vigilants, car ils ne ressentent
pas d’appui en amont. Vous pouvez identifier
un responsable par processus ou encore centraliser
toutes les demandes, mais assurez-vous d’avoir
des administrateurs de systèmes formés avec
les autorisations nécessaires qui seront
recevoir et traiter ces demandes, et ce,
sur chaque quart de travail. Pour contrôler
les écarts recensés, assurez-vous qu’il
ne s’écoule pas plus de 24 heures entre
le moment où l’erreur est décelée et sa
correction dans le système. En identifiant
un responsable, assurez-vous aussi d’archiver
l’information sur les erreurs et de l’inciter
à identifier soit les processus à risque,
soit les utilisateurs nécessitant un meilleur
encadrement.
Zones
virtuelles et flux physiques
Les zones tampons sont souvent utilisées
dans les systèmes pour contribuer à la traçabilité
à l’intérieur de votre entrepôt. Il s’agit
de zones virtuelles que le personnel opérationnel
ne maîtrise pas nécessairement. Il est donc
fréquent de constater que les transactions
avant et après une zone tampon ne soient
pas toujours complétées selon le processus
établi, résultant ainsi en un décalage entre
l’inventaire physique et l’information dans
le système. L’impact est direct sur la productivité
: c’est pourquoi il est important de faire
un contrôle lorsque ces zones contiennent
des stocks. L’inventaire des zones tampons
devrait être consolidé à tous les quarts
de travail ou jusqu’à une fois par semaine,
dépendamment de l’utilisation de la zone.
Par exemple, les quais de réception et d’expédition
sont les zones tampons les plus utilisées.
Vous pouvez toujours améliorer l’affichage
ou la délimitation de ces zones physiquement
dans l’entrepôt, mais aussi améliorer la
codification à l’intérieur du système.
Suivi
des transactions erronées
Les opérateurs ne peuvent être les seuls
à rapporter les vices de procédures, car,
en réalité, ces derniers doivent en priorité
répondre aux exigences de productivité.
Vous devez donc aussi miser sur des mesures
administratives de prévention et de détection
des principales transactions. Évidemment,
il doit d’abord exister un contrôle des
erreurs générées par le système lui-même.
En effet, vous ne pouvez négliger le fait
qu’il puisse exister des conflits entre
certaines transactions et la réponse du
système. S’il n’existe pas de contrôle à
ce niveau ou si vos administrateurs de systèmes
ne les connaissent pas, consulter votre
fournisseur de solutions afin de les développer.
Néanmoins, certaines transactions effectuées
correctement à première vue peuvent se révéler
incohérentes : celles-ci doivent être contrôlées
par votre personnel administratif. Quelques
exemples communs : des stocks se trouvant
à un état « temporaire » depuis plus de
24 heures (exemple : en cours de transfert)
ou encore des commandes en cours de préparation
depuis plusieurs jours, des quantités négatives
pour un stock bien localisé, des mouvements
de création de stock pour finaliser la préparation
d’une commande, des commandes expédiées
mais non préparée, etc.
Rappelons
que l’installation d’un système de gestion
d’entrepôt saura vous permettre d’améliorer
la justesse de vos stocks ainsi que votre
productivité, particulièrement si vous appliquez
ces quatre règles opérationnelles de base.
Contrôlez l’information sur les données
logistiques en entrée et en sortie de même
que le stock en zone virtuelle. Accompagnez
vos démarches de sensibilisation par la
mise place d’un processus administratif
pour régulariser ces erreurs tout en étant
attentif aux sources et aux processus impliqués.
Enfin, vous trouverez un avantage certain
à décortiquer les processus en une suite
logique de transactions afin de progresser
vers un mode proactif.
Alexandre
Perron, B.A.A., CSCP
Conseiller, Groupe GCL
www.gclgroup.com
|
