TransFollow intègre la lettre de voiture électronique au sein de l’écosystème digital de XPO Logistics
Genève, le 9 mai 2019
Avec la solution TransFollow, XPO Logistics réduit de 10 jours le délai de facturation et le coût unitaire de l’e-CMR.
TransFollow, fournisseur européen d’une solution de lettre de voiture électronique, équipe le transporteur XPO Logistics afin de dématérialiser les CMR des opérations de transport pour son client Coca-Cola. La collaboration entre tous les acteurs, y compris le prestataire télématique Trimble T&L, a permis d’intégrer la solution TransFollow aux systèmes existants du transporteur sans modifier les outils de travail des collaborateurs. « Grâce à notre application web, TransFollow rend intéropérables les solutions hétérogènes et non interconnectées de l’ensemble des prestataires de transport qui collectent et partagent tous une même CMR dématérialisée », explique Alexis Perinet-Marquet, Head of Product Management de TransFollow.
TransFollow au cœur du SI
Au cœur du système, le portail TransFollow est connecté au TMS (Transport Management System) de XPO Logistics ainsi qu’à l’application informatique embarquée Trimble. Le client Coca-Cola accède de son côté en ligne aux lettres de voiture électroniques via le site Transport Portal. En amont, le portail TransFollow récupère depuis le TMS les données obligatoires qui permettent de compléter la CMR (adresse, nom du client, bon de commande…) qui est enrichie, pendant le transport et à la livraison, par les données de géolocalisation et d’horodatage issues de l’informatique embarquée Trimble. Via un traitement en temps réel des informations, le portail TransFollow génère l’e-CMR que le conducteur récupère directement sur la tablette Trimble. A l’enlèvement comme à la livraison, les temps d’attente avant le chargement/déchargement sont enregistrés et indiqués sur l’e-CMR. Le conducteur utilise sa tablette pour modifier les quantités, ajouter des réserves, une photo de marchandise ou un scan du bon de livraison ou de chargement qui va s’intégrer dans le PDF de l'e-CMR. Il peut proposer différents modes de signature au destinataire de la marchandise (QR Code, Sign on Glass ou validation sans signature) et il a toujours le choix d’éditer une lettre de voiture au format papier si le client le souhaite.
Dès que l’e-CMR est signée, le document est envoyé au portail TransFollow puis un email est adressé automatiquement aux réceptionnaires et à Coca Cola.
En cas de contrôle sur route, le conducteur a accès à l’e-CMR depuis sa tablette qu’il peut présenter aux forces de l’ordre.
XPO réduit les délais et les coûts administratifs
Depuis la mise en place de l’e-CMR, les temps de traitement des documents nécessaires pour la facturation à Coca-Cola sont passés de 11 jours à 1 jour. « Dans le format papier, les conducteurs conservent les lettres de voiture durant leur semaine de travail et les envoient par la poste tous les 6 jours. A cela, s’ajoutent le temps d’acheminement puis de contrôle des lettres de voiture et enfin l’émission des factures qui prenaient en moyenne 5 jours. Désormais tous les partenaires ont accès à l’e-CMR en temps réel, dès la livraison. L’automatisation du partage des documents et la remontée instantanée des données permettent de facturer les transports dès le lendemain », témoigne Stéphanie Chanal, responsable des systèmes d’information de XPO Logistics. Les coûts administratifs et d’archivage des lettres de voiture que XPO conserve pendant 10 ans sont également réduits grâce à la dématérialisation des documents. « De plus, l’intégration de l’e-CMR dans la solution embarquée Trimble via le module TransFollow améliore son adoption par les conducteurs dont l’expérience utilisateur ne change presque pas. Ils continuent d’utiliser une application qu’ils maîtrisent déjà et dont tous les champs se sont complétés automatiquement dans le TMS, sans besoin de formation particulière », précise-t-elle.
Des avantages pour tous
Coca-Cola European Partners voit de nombreux avantages dans cette solution mise en place par XPO Logistics et TransFollow, comme l’explique Frédéric Lion, Senior Manager Supply- Chain de Coca Cola European Partners. « L’e-CMR s’inscrit dans la voie du zéro papier qui satisfait tous les acteurs par des gains environnementaux et économiques. Elle offre une visibilité de la chaine de transport en temps réel et la remontée des preuves de livraison qui ont valeur juridique. Via le portail XPO Connect ou le Transport Portal, tous les services internes ont accès aux données et savent où en sont les livraisons, avec en conséquence une réactivité accrue, une meilleure gestion des réserves grâce aux commentaires et aux photos ajoutées que l’on reçoit en temps réel en cas d’incident. Notre service client est ainsi fortement amélioré. L’enjeu actuel consiste à démocratiser l’e-CMR auprès de nos clients de la GSM afin de généraliser son usage avec l’ensemble des prestataires de transport et des clients ».
XPO généralise l’e-CMR
Avec l’appui de TransFollow et de Trimble, XPO prévoit d’étendre l’e-CMR à d’autres transports, y compris auprès de ses sous-traitants connectés via l’application XPO Drive qui intègrera prochainement la lettre de voiture électronique. Les partenaires travaillent à l’intégration des documents ADR spécifiques au transport de marchandises dangereuses ou à la remontée des températures de transport via l’application. L’étape suivante sera d’interfacer directement les TMS des tractionnaires et les ERP des clients avec l’application TransFollow.
À propos de TransFollow
TransFollow dématérialise les traditionnelles lettres de voiture papier, offrant ainsi une visibilité à tous les participants de la chaîne logistique (expéditeur, transporteur, destinataire) à partir d’une seule et même plateforme intégrée. La mise en œuvre de la lettre de voiture électronique engendre des économies importantes en termes de gestion administrative. Elle permet d’éviter les litiges en cas d'erreur, de manque de données ou de divergence puisqu’il est possible de conserver une traçabilité de toutes les opérations et de tout incident éventuel. La plus grande valeur ajoutée de la solution TransFollow est l'intégration avec les systèmes de gestion (TMS, FMS, WMS, ERP) des entreprises de transport et de logistique.
Pour plus d’informations : https://transfollow.org/fr/
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