Démarche RSE : Rôle des SI dans l’implication des parties prenantes d’une entreprise (Avis d'Expert Chrymelie)
Parce qu’elle correspond à l’air du temps et à une demande croissante des différents partenaires internes et externes d’une organisation, la démarche RSE devient incontournable et les SI sont en première ligne pour y jouer un rôle prépondérant.
Qu'est ce que la RSE, Responsabilité Sociétale des Entreprises ?
La responsabilité sociétale des entreprises regroupe l’ensemble des pratiques mises en place dans une entreprise pour respecter les principes du développement durable (conception de la croissance économique sur le long terme, où la recherche de bénéfices doit prendre en compte la valorisation de la société et l’environnement) et contribuer au bien public, tout en impliquant ses acteurs internes (salariés, dirigeants, actionnaires) et externes (fournisseurs, clients, et autres organisations)(1).
La Commission Européenne, dans sa 3ème Communication sur la RSE (2011) définit d’ailleurs la RSE comme « l’intégration volontaire des préoccupations sociales et écologiques des entreprises à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes. Être socialement responsable signifie non seulement satisfaire pleinement aux obligations juridiques applicables, mais aussi aller au-delà et investir « davantage » dans le capital humain, l’environnement et les relations avec les parties prenantes ».
Qu’est-ce qui motive aujourd’hui les entreprises à mettre en place une politique RSE ?
Basée sur le volontariat, une politique RSE ne doit pas être confondue avec une politique altruiste désintéressée où le bien-être humain et environnemental est la préoccupation stratégique principale de l’entreprise. Non, c’est avant tout un choix visant à rester économiquement viable, qui doit permettre de se différencier de ses concurrents, de développer son activité, et de s’ouvrir à de nouveaux marchés. Les futurs employés étant de plus en plus motivés par des organisations engagées et responsables, cela permet aussi d’attirer et de fidéliser les meilleurs collaborateurs, et d’intéresser des nouveaux actionnaires. Dès lors, mettre en place des pratiques visant à plus de transparence dans l’organisation, devient pour l’entreprise un objectif clé pour répondre en conséquence aux exigences de son environnement interne et externe.
Influence majeure de la RSE d’une organisation : ses parties prenantes externes et internes.
Eléments essentiels de la RSE, les parties prenantes de l’entreprise ont une influence directe ou indirecte sur les activités de l’entreprise. Elles participent au développement de l’entreprise, en :
- Participant à sa vie économique (salariés, clients, fournisseurs, actionnaires)
- Observant et/ou influençant son comportement en interne et en externe (syndicats, ONG)
- Etant affectées, directement ou indirectement, par ses activités (communautés locales, collectivités locales, État...) de façon positive ou négative.
Focus particulier sur certains de ces acteurs dont le droit de regard sur les activités de l’entreprise doit être intégré :
- Les actionnaires : nombreux d’entre eux veulent à présent investir de manière responsable et durable dans des entreprises ayant des pratiques RSE, gage de qualité et d’attractivité.
- Les clients/consommateurs : de plus en plus demandeurs de comportements durables, ils exigent plus de traçabilité et de transparence sur les impacts environnementaux et sociaux des produits et services qu’ils achètent en ligne.
- Les collaborateurs : ce sont les plus concernés par l’aspect social d’une stratégie RSE en termes d’engagement, de motivation et de loyauté envers l’entreprise qui, en parallèle, cherche à attirer et conserver les meilleures compétences.
- Les fournisseurs et partenaires : ces derniers évoluent dans leur engagement RSE vis-à-vis de leurs clients, passant de la simple déclaration de bonne conduite à des cahiers de charges ou autres accords beaucoup plus contractuels.
- Sans compter les associations, les pouvoirs publics et ou encore les communautés locales dont l’expertise est un levier clé dans le domaine global du développement durable.
Si elle veut adopter une démarche RSE cohérente et éviter l’effet de mode qui démotivera ses parties prenantes, l’entreprise se doit alors de traiter ses activités « responsables » dans son SI, avec le même soin qu’elle traite ses autres activités.
Comment le SI de l’entreprise peut-il devenir le support principal de diffusion d’informations RSE claires, structurées et profitables à toute partie prenante ?
La transparence des informations étant une base essentielle de la mise en place d’une politique RSE, on pourrait imaginer le SI comme support central des trois fonctions suivantes : veille, pilotage des data, et partage des connaissances.
Le SI : outil de veille RSE
Initialement, le rôle général d’un SI est de partager de l’information de manière structurée. En revanche, il considère rarement les données qualitatives en matière de contraintes environnementales et sociales, plutôt du domaine de l'information dite non structurée.
La veille est un moyen pour qu’une organisation soit en cohérence avec la stratégie RSE et identifie ce genre de données :
- La veille environnementale : détecter les événements qui ont ou auront un impact sur les facteurs environnementaux tels que l’eau, l’air, la biodiversité, ou encore la santé.
- La veille sociale et sociétale : surveiller les évolutions de fond de la société à travers des signaux faibles sur les modes de vie, les comportements, les valeurs.
- La veille juridique : connaître la règlementation applicable à une activité, un produit donné, pour évaluer un marché spécifique ou décider d’investir.
Plusieurs méthodes informatiques permettent à un SI de gérer ce genre d’informations : les technologies du web sémantique, comme le langage XML, ou les métadonnées, sont des solutions facilitant la maîtrise de l’information par les utilisateurs et les programmes informatiques ; les projets d’ingénierie des connaissances peuvent aussi faciliter le traitement et le partage des informations de masse via des méthodes de modélisations informatiques type « datamining », ou issues des ERP et autres GRC (outils de Gestion de la Relation Client).
On trouvera aussi les outils du Web 2.0 qui s’appuient sur l’intelligence collective, l’accessibilité et l’utilisation simplifiée des données. Exemple de la plateforme Assembl conçue par Bluenove, qui synthétise et formalise les opinions d’un nombre important de parties prenantes sur un sujet donné : leur logiciel Assembl Civic Source a dernièrement été brillamment utilisé pour le débat citoyen de l’association Cancer@work sur comment concilier travail et maladie. Ou encore l’outil RSS Environnement, qui facilite les recherches des entreprises sur le marché vert, les pratiques des acteurs en matière de développement durable, ou encore les stratégies RSE des concurrents.
Cette démarche de veille, si elle est bien maîtrisée par le SI de l’entreprise, peut avoir un impact considérable dans le rôle RSE de ce dernier. Elle peut alors être complétée par la mise en place de fonctionnalités techniques de collecte automatique, mesure, contrôle et reporting qui seront nécessaires pour maîtriser le volume de données recueillies, et piloter efficacement la RSE. L’entreprise se doit de penser son SI comme un outil qui communique des informations justes, fiables et pertinentes , qui auront du sens auprès de toute entité impliquée de près ou de loin.
Le SI : outil de mesures et de pilotage RSE
Depuis 2002, la loi relative à toute nouvelle régulation économique(2) demande aux entreprises cotées d’indiquer dans leur rapport d’activité annuelle comment elles prennent en compte les conséquences sociales et environnementales de leur activité ; c’est ce qu’on nomme le rapport RSE.
Pour ce faire, des systèmes références comme le référentiel international Global Reporting Initiative (GRI)(3) ou la norme ISO26000(4), mettent à disposition des entreprises volontaires une liste d’indicateurs extra financiers bien précis, sur les droits de l’homme, l’environnement, les conditions de travail, ou encore la responsabilité en terme de produit, qui, mis en œuvre dans le SI , permettent de mesurer l'avancement de ces programmes de développement durable.
Comment mettre en œuvre ces indicateurs dans son SI de manière efficace ?
Pour que ces exigences RSE puissent être traduites dans le SI, ce dernier doit donc disposer de fonctionnalités précises permettant d’atteindre des objectifs précis comme :
- Collecter des données opérationnelles extra-financières
- Consolider, valider et classifier ces données
- Synthétiser les résultats en rapports graphiques et tableaux de bord
- Ajuster les processus de l’entreprise selon les synthèses obtenues.
- Gérer les risques liés à la chaine logistique en évaluant les fournisseurs et leurs performances.
- Communiquer tous les résultats vers les différentes parties prenantes.
Des solutions sont déjà présentes chez certains éditeurs : comme chez SAP qui a développé une application de reporting RSE, SAP BusinessObjects Sustainability Performance Management, qui peut s’intégrer avec d’autres applications extérieures. MICROSOFT, quant à lui, a créé un module baptisé Environmental Sustainability Dashboard pour gérer l’empreinte Carbone. Ou encore IBM qui propose une solution de pilotage de la RSE, IBM Cognos Pilotage de la stratégie Développement Durable.
Comment le SI peut-il transmettre efficacement ces informations pour devenir le support clé de partage de connaissance et de mobilisation de toutes les parties prenantes ?
Le SI : support stratégique des échanges et du partage efficient de l’information
Pour que l’entreprise soit en parfaite cohérence avec ces concepts de RSE, elle doit communiquer vers ses partenaires en toute transparence sur ses activités, ce qui passe par le partage de connaissances. Cela influe sur l’engagement de ces derniers, leur collaboration, mais aussi sur le développement des potentiels et des compétences individuels et collectifs. Le SI est donc en position de jouer un rôle central dans la mise en place de toutes ces interactions, internes et externes.
Par le biais de sites spécialisés, les partenaires externes peuvent par exemple consulter les rapports RSE des organisations, permettant à ces dernières d’exposer en toute transparence leurs activités et leurs impacts. Le Global Reporting Initiative (GRI), par exemple, propose aux entreprises qui le souhaitent de communiquer sur leur rapport au sein de son réseau. Les entreprises doivent payer une participation pour avoir accès à la liste, qui est en revanche disponible en libre consultation pour les internautes.
De nombreux outils collaboratifs sont quant à eux disponibles en interne pour partager les connaissances et des données. Le Journal Du Net évoque via une étude Voirin le fait que 78% des DSI consultés ont mis en place des outils collaboratifs dans leur entreprise. Et au-delà du partage de documents (Office 365, Google Drive), les outils collaboratifs et sociaux sont utilisés pour la gestion de projets (Wimi, Genius Project), ou encore pour la participation à des communautés (Skype et Webex pour les vidéo-conférences), etc.
Tous ces cas de figure donnent donc à penser que le SI est un réel levier dans la démarche RSE d’une entreprise qui veut impliquer ses parties prenantes de manière pérenne et constructive. Mais ceci n’est pas chose aisée car cela peut conduire à déployer de nouvelles interfaces, de nouveaux outils, voir à refondre complètement son SI initial, qui doit rester en adéquation avec la stratégie métier de l’entreprise.
Les DSI sont donc amenés à relever de nombreux défis pour mettre en place une RSE qui perdure. Ils se doivent d’utiliser tout leur savoir-faire en management de projet, et notamment en termes de conduite du changement, pour impliquer durablement toutes les parties prenantes.
À propos de l’auteur :
Amélie Couraud est consultante dans les domaines de la Supply Chain et des Systèmes d’Information. Elle a intégré le cabinet Chrymelie en février 2017 et conseille nos clients sur les différentes problématiques touchant aux systèmes d’information dans la Supply Chain. Elle a notamment réalisé des missions en tant que Chef de projet SI Supply Chain et PMO senior SI Transport.
Références :
- Wikipédia
- https://hal.archives-ouvertes.fr/file/index/docid/495851/filename/AIM2010-BiotPaquerotG-HasnaouiA-AvrilPO.pdf
- http://www-935.ibm.com/services/fr/cio/pdf/csr_cio_mandate_cie03033frfr.pdf
- https://www.novethic.fr/isr-et-rse/comprendre-la-rse/Qui-sont-les-parties-prenantes-de-lentreprise.html#c4364
- http://www.reportingrse.org/reporting_rse-p-1.html
- https://www.journaldunet.com/solutions/saas-logiciel/voirin-etude-sur-les-outils-collaboratifs.shtml
Sources :
(1) : Wikipédia
(2) : Loi 2001-420 promulguée en France par le gouvernement Jospin le 15 mai 2001 et qui concerne les entreprises côtées en Bourse
(3) : ONG créée en 1997 pour établir un référentiel d'indicateurs permettant de mesurer l'avancement des entreprises en matière de programme de développement durable
(4) : Norme ISO relative à la responsabilité sociétale des entreprises
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