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Alcyon, un des leaders français de la distribution de médicaments vétérinaires s'équipe d'une solution vocale Vocollect

SDCom'

Vocollect


12/04/20212

A l'origine, Savenor (ancienne appellation d'Alcyon) fut créée en 1978 à Cambrai par des vétérinaires du nord de la France désireux de regrouper leurs commandes via un grossiste répartiteur. L'entreprise se développe et Alcyon nait en 1995 suite au regroupement de 4 centrales d'achats.

Les résultats générés par le vocal

Objectifs
• Respect des normes de traçabilité des médicaments
• Améliorer la qualité des commandes effectuées

Résultats
• Parfaite traçabilité des colis livrés
• Réduction du taux d'erreurs à 0,03% (3 pour 10 000)
• Réduction significative du temps de formation des équipes
• Augmentation de la productivité de 10 à 15%

ROI
• ROI réalisé en quelques mois grâce aux gains de productivité et de fiabilité

Fort de ce rapprochement, Alcyon est aujourd'hui leader du marché français avec quatre sites implantés en région : Arras, Landerneau, Lyon et Pau (Alcyon possède également des dépôts secondaires à Nice et Montpellier) et des antennes en Italie et en Belgique. Avec 400 employés, le groupe réalise 500 millions d'euros de chiffre d'affaires en France. Le site d'Arras compte à lui seul 85 employés et génère un chiffre d'affaires de 100 millions d'euros. L'entrepôt d'Arras livre près de 5000 tonnes de produits chaque année et desserre près de 600 cabinets vétérinaires (canins et ruraux) sur 18 départements. 12 000 références provenant de 150 fournisseurs différents sont stockées dans l'entrepôt de 6 200 m² et réparties en 3 gammes : les médicaments représentant du 80% du chiffre d'affaires, le matériel et le « Pet Food » (nourriture pour animaux). Concernant l'activité logistique, le site est divisé en 4 métiers : un convoyeur mécanisé, une zone de préparation des produits froids, l'atelier « Pet Food » et une zone standard pour le gros conditionnement. Totalement autonome, le site possède également 16 camions en nom propre pour effectuer les livraisons.

«La traçabilité des médicaments étant extrêmement réglementée, notre métier nécessite une exigence très pointue. Le vocal répondait parfaitement à cette attente ». Eric Vanthournout, Responsable Logistique du site d'Arras




La traçabilité des lots, une exigence très pointue

La distribution du médicament est régie par le Guide des bonnes pratiques de distribution des médicaments. Suite à un arrêté publié en 2005, l'ensemble des acteurs de la filière a du s'adapter et répondre à des règles très strictes concernant la traçabilité des produits circulant dans les entrepôts. La distribution de produits vétérinaires était également concernée par cet arrêté. De leur entreposage jusqu'au client final, Alcyon doit savoir à qui, à quel moment et en quelle quantité les produits ont été livrés afin de pouvoir répondre à un éventuel retrait de lots. La solution déployée dans l'entrepôt pour la préparation des lots doit donc répondre à une exigence très pointue en matière de traçabilité car l'entreprise a pour obligation de maîtriser la totalité des stocks de médicaments. A l'époque, Alcyon utilisait les listings papier pour la préparation des commandes et rencontrait avec ce système un taux d'erreurs important qui était de l'ordre de 0,15%. La zone frigorifiée utilisait, quand à elle, la radio fréquence. Ces solutions n'étaient plus satisfaisantes pour se conformer à la réglementation.


Une solution adaptée à chaque environnement

En collaboration avec l'éditeur a-Sis et l'intégrateur Psion, Alcyon s'oriente rapidement vers le choix d'une solution vocale Vocollect. Celle-ci apparait comme la solution la plus pertinente et la plus adaptée à son métier. Le logiciel Vocollect Voice se connecte parfaitement au WMS d'a-Sis et s'adapte aux environnements bruyants. Le terminal portable Talkman T5, est, quant à lui, optimisé pour résister au froid. L'opérateur n'a plus qu'à suivre les instructions délivrées par le système vocal. Suite à une visite sur site, l'équipe logistique est séduite par la facilité d'utilisation de l'outil et la fluidité des gestes naturels grâce au système mains-libres et yeux-libres. Convaincue par l'efficacité du vocal, elle décide d'impliquer très rapidement les opérateurs dans le processus de décision afin qu'ils adoptent cette solution. « Nous avons souhaité impliquer très tôt nos collaborateurs car ils sont les utilisateurs finaux du système. Cela a permis de démystifier ce nouvel outil et d'atténuer les aprioris dus au changement de solution » explique Eric Vanthournout, Responsable Logistique du site d'Arras.


Objectifs atteints !

Le déploiement du vocal s'est effectué très rapidement (début 2010). Aujourd'hui, 30 opérateurs sont équipés d'un Talkman T5 et de casque SR-15 et SR-20. L'appréhension liée à la notion de productivité a disparu grâce à la politique mise en place par Alcyon d'accompagner ses collaborateurs dans le changement de solution. Des formations préalables ont été dispensées et complétées par des réunions d'information régulières avec les équipes, suscitant une véritable attente des opérateurs. Et rassurés par cette nouvelle solution, les opérateurs sont aujourd'hui moins stressés car ils font moins d'erreurs.

Eric Vanthournout constate d'ailleurs une nette progression du taux de qualité. Cet objectif était primordial et il est aujourd'hui de l'ordre de 0,03% (soit 3 erreurs pour 10000). Les gains de productivité sont aujourd'hui de 10 à 15%. Il souligne également la réduction du temps de formation des opérateurs : « Alors que 15 jours étaient nécessaires pour former intégralement un nouvel opérateur, 2 jours suffisent pour le rendre totalement opérationnel (et autonome Accueil/Empreinte Vocal/Processus). Ce gain de temps nous permet de pallier rapidement à l'absence d'un opérateur malade ou d'accueillir un intérimaire en période de forte activité sans impacter la préparation des commandes ». Après Arras, les sites de Pau, Landerneau et Lyon ont également déployé le vocal dans leurs entrepôts. Outre la préparation des commandes, l'inventaire est également effectué en vocal et l'entreprise réfléchit déjà à l'intégrer sur d'autres postes logistiques…

« Avec un système vocal, l'opérateur fait moins d'erreurs. Il travaille donc plus sereinement » Eric Vanthournout, Responsable Logistique


 


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