Comment bien choisir son prestataire logistique ?
Laval, le 04 juin 2019
Alors que ces dernières années, le rapport de force s’est rééquilibré entre clients et prestataires, le problème de la sélection d’un partenaire logistique se pose avec d’autant plus d’insistance. Didier Aivazoff, Directeur technique de Supply Chain Experts et associé au sein du Groupe SMARTLOG, nous explique sur quoi doit se fonder ce choix souvent capital.
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Un certain nombre de facteurs peuvent conduire à la décision d’externaliser tout ou partie de ses opérations logistiques et/ou de transport, c’est-à-dire de considérer qu’elles ne relèvent pas ou plus du cœur de métier. « Le plus souvent, les raisons qui guident ce type de choix sont d’ordre culturel, explique Didier Aivazoff. Par exemple, une entreprise qui aura d’abord externalisé en considérant ne pas disposer des compétences requises, va décider de réinternaliser parce qu’elle aura acquis l’expertise nécessaire au fil de sa collaboration avec un prestataire ».
Lorsque la décision est prise d’externaliser, il reste encore à régler l’épineuse question du choix d’un partenaire. Et pour que ce choix soit le plus pertinent possible, pas de secret : « Cela passe pour le client par une définition claire de ses objectifs, ainsi que par sa capacité à bâtir une organisation en mesure d’élaborer un cahier des charges précis et de conduire un appel d’offres cohérent. Cette étape est prépondérante ». Ainsi, pour réussir son externalisation, le client doit pouvoir expliciter ses attentes, et donc d’abord connaître le niveau de service client (et donc de disponibilité des produits et de délais) et/ou de coûts qu’il souhaite atteindre.
L’expression du besoin, facteur-clé du succès
Les prestataires qui répondront au futur appel d’offres devront pouvoir se faire une bonne idée de la façon dont il leur faudra remplir leur mission. Typologie des produits et des flux à traiter, modalités de stockage et de préparation des commandes, volumes et nombre d’unités considérés, conditionnement en entrée/sortie d’entrepôt, saisonnalité des ventes, géographie des expéditions : tels sont les principaux éléments à partir desquels un prestataire logistique pourra formuler une proposition personnalisée. « Il faut être très clair dans l’expression du besoin, souligne Didier Aivazoff, sans quoi soit le prestataire ne répondra pas, soit il répondra en proposant des tarifs volontairement dissuasifs ».
La première cause d’échec d’une externalisation tient aux dysfonctionnements hérités de flous dans le cadrage préalable des prestations : « Un grand nombre de schémas peuvent être mis en place, que ce soit en termes d’utilisation et d’interfaçage des systèmes d’information, ou bien de prestations additionnelles ou spécifiques comme le co-packing, le kitting ou l’assemblage. Mais le tout est d’avoir réfléchi en amont à ces questions et de les avoir intégrées au cahier des charges ». Le prestataire pourra dès lors proposer différentes formules. On l’aura compris : le client en quête d’un partenaire idoine doit fournir un maximum d’informations aux acteurs qu’il consulte.
Quand le dialogue supplée le cahier des charges
Bien entendu, il arrivera que le prestataire ait à faire face à des situations exceptionnelles, et donc à sortir des exigences du cahier des charges de son client. Outre que l’on peut toujours s’efforcer de prévoir et de prendre en compte en amont ces imprévus (notamment en s’accordant sur des tarifs), c’est naturellement la qualité du dialogue avec le prestataire qui permettra, le cas échéant, de corriger le tir. Lorsque certaines prestations exceptionnelles deviennent régulières ou que l’évolution de l’activité nécessite des ajustements, il faudra pouvoir s’accorder sur d’éventuelles modifications du cahier des charges, sur des plans d’actions correctifs (qui conduiront parfois à des investissements conjoints) ou sur la rédaction d’un avenant au contrat régissant la relation client/prestataire. De façon générale, « le prestataire a beau être un expert dans son domaine, il est indispensable de maintenir d’étroites relations avec lui ». Ce dialogue permettra audit partenaire de mieux saisir les attentes de son client au quotidien… et de ne pas s’écarter du droit chemin !
Une fois ce savoir-faire acquis en matière de sélection d’un prestataire, de cadrage des prestations et de suivi, il s’avère intéressant de dénoncer le contrat et de mener de temps à autres de nouveaux appels d’offres. « C’est un très bon moyen pour le client de sonder le marché, et pour son prestataire de se comparer à la concurrence. Quitte à repartir avec le même partenaire à l’issue de la consultation », conclut Didier Aivazoff. Ce genre de démarche prévaut fréquemment et les prestataires, peu susceptibles, sont habitués à se remettre en cause, le tout pour eux étant finalement de bien savoir où veulent aller leurs clients.
En savoir plus :
- Découvrir les expertises de Supply Chain Experts : https://supply-chain-experts.fr/
- Petit déjeuner Supply Chain Experts « Comment optimiser votre logistique d’entreposage ? », mardi 8 octobre 2019 à Paris : https://supply-chain-experts.fr/petit-dejeuner-supply-chain-experts/
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