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‘‘ Faire évoluer son cahier des charges au fur et à mesure de l’avancement des échanges avec les éditeurs ’’
Thomas TSCHINSCHANG

T. TSCHINSCHANG, Directeur Commercial de KLS Group

Interview réalisée le jeudi 16 juin 2022 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier thématique « WMS/TMS : Comment tirer le meilleur de votre future solution ? »

La rédaction d’un cahier des charges reste-t-elle une étape incontournable ?

Construire une expression de besoins complète constitue encore aujourd’hui un prérequis indispensable au succès d’un projet WMS ou TMS.

En avant-vente, il s’agit de l’outil qui permettra à l’entreprise de communiquer aux éditeurs le détail de son activité, ses attentes fonctionnelles et techniques ainsi que la démarche projet souhaitée (planning, démos, visites clients, etc.).  Les prestataires construiront leur réponse sur la base de ce document, ce qui limitera les risques de dérapage budgétaire. En particulier, la frontière entre ce qui relève du standard et du spécifique sera clairement identifiable.

Plus il sera précis, meilleures seront les offres remises par les éditeurs et les critères de sélection du client.

Si l’entreprise a besoin d’aide pour rédiger ce cahier des charges, une documentation assez fournie existe sur le sujet. Les éditeurs et les cabinets de conseil proposent en particulier des livres blancs dont il peut être intéressant de s’inspirer.

L'idéal est de le faire évoluer au fur et à mesure de l’avancement de l’étape d’avant-vente et des démonstrations et échanges fonctionnels avec les éditeurs.

Enfin, il me semble pertinent d’y associer un questionnaire ciblé reprenant les fonctionnalités importantes requises dans la solution. L’entreprise et l’éditeur pourront s’y référer lors des phases de démonstration afin de contrôler que l’outil apporte une réponse satisfaisante à chacun des points listés.

Préconisez-vous le lancement d’une consultation étendue ?

Si l’entreprise dispose d’une connaissance précise du marché, elle peut très rapidement arriver à une short-list de 4 ou 5 candidats.

Si elle est au contraire plus novice, elle lancera généralement une consultation plus large avant d’affiner en fonction des premiers retours des éditeurs. La limite de cette démarche tient au temps requis pour analyser chaque réponse et comprendre le fonctionnement des différentes solutions.

Il peut également être pertinent de se poser la question de l’accompagnement par un consultant extérieur. Celui-ci sera en mesure de réaliser un audit de l'existant, d’aider l’entreprise à définir clairement les objectifs associés au projet de mise en place du WMS ou du TMS et de la guider dans le choix de la solution.

Si l’entreprise ne souhaite pas ou n’a pas le budget pour un tel accompagnement, elle devra établir une cellule interne pour mener à bien le projet. Cette cellule aura une double casquette fonctionnelle et informatique. Les éditeurs sollicités pourront s'appuyer sur son travail et apporter des réponses précises aux attentes formulées. Plus elle pourra y consacrer du temps, meilleurs seront le choix de la solution et le respect du budget.

Passons à la mise en place. Comment procéder ?

Deux phases importantes doivent être menées :

• L'analyse fonctionnelle

Il s’agit d’affiner les besoins qui avaient été définis en phase d’avant-vente. Cela peut s’apparenter à la création d’un plan de maison que réaliserait un architecte. Encore une fois, plus ce travail sera précis, moins l’entreprise sera confrontée à des écarts fonctionnels lors de la phase de démarrage.
À ce titre, il convient de souligner l’importance du choix d’un éditeur en mesure de proposer une conduite de projet performante. Faisons une analogie avec le domaine des auto-écoles cette fois-ci. Il est bien sûr intéressant d’en choisir une permettant de s'initier sur le type de voiture que l’on conduira, mais les qualités pédagogiques des moniteurs, leurs capacités à favoriser l’apprentissage de la conduite me semblent tout de même plus importantes.

• Les tests et recettes

Il s’agit pour le client de vérifier que ce qui est livré par l’éditeur correspond bien à ses attentes. Ces tests doivent être exhaustifs. Il convient de dérouler tous les cas pour s'assurer que lors du démarrage, un mode opératoire n’a pas été oublié.
Les recettes concernent aussi bien les aspects fonctionnels (modes opératoires) que techniques (interfaces, vérification des descentes de fichier, etc.).

Après validation, il est possible de commencer la formation et l'accompagnement au démarrage sur site. Nous utilisons alors en support de la réalisation de ces étapes des check-lists et des MOM (Mise en Ordre de Marche) dont la vérification et la signature permettent de valider une étape avant de passer à la suivante.

Quels types de formations proposez-vous ?

Notre offre de formations comprend :

• Des formations utilisateurs au cours desquelles nous leur apprenons à « conduire le véhicule KLS » pour continuer dans la métaphore de l’auto-école.
• Des formations avancées destinées aux « super utilisateurs ». Celles-ci sont généralement réalisées après quelques semaines ou mois de démarrage. Elles visent alors plutôt à entrer dans la mécanique de la voiture. C’est-à-dire dans le paramétrage des workflows dans la mesure où nos solutions permettent une conceptualisation objet des modes opératoires.

Que proposez-vous pour optimiser le fonctionnement de la solution en phase de run ?

Au-delà de la garantie d’un an, nous proposons de la TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Celle-ci peut en particulier prendre la forme d'audits de suivi réalisés quelques mois après le démarrage :

• Sur un volet technique pour vérifier que les sauvegardes sont bien effectuées, que le dimensionnement des serveurs convient, que la base de données est optimisée…
• Sur un volet fonctionnel pour vérifier que le client est toujours dans la même philosophie logistique, les choses évoluant très vite. Les profils de commandes peuvent en effet varier, de nouvelles gammes de produits être lancées... Le Covid l’a mis en exergue, seules les entreprises en capacité de réagir rapidement réussissent à prendre des parts de marché. Privilégier un outil évolutif et facilement paramétrable favorise indéniablement l’agilité supply chain de l’entreprise.

Cette démarche peut être renouvelée tous les ans.

Que permettent vos solutions en termes d’indicateurs ?

Les clients peuvent facilement créer des tableaux de bord selon leurs paramètres et besoins et vérifier que les bénéfices escomptés sont bien là.

L’entreprise crée ses propres requêtes, les met en image avec un widget, définit un taux de rafraîchissement et une liste de diffusion.

Généralement dans les étapes d’avant-vente ou d’analyse fonctionnelle, l’entreprise a en tête de nombreux indicateurs. Nous avons alors tendance à leur conseiller de se focaliser sur un nombre limité de KPI. Il est en effet très compliqué d’anticiper exactement ceux qu’il sera pertinent de suivre. L’idée étant de commencer avec des indicateurs génériques avant de les affiner après quelques mois d’utilisation me paraît plus adapté.

Bio Express

Thomas TSCHINSCHANG est Directeur commercial de KLS. À ce titre, il a en charge la stratégie commerciale et le management des forces de ventes de l’entreprise. Il a auparavant occupé les postes d’Ingénieur d’affaires puis de Responsable Développement des Ventes France.

Thomas TSCHINSCHANG détient une formation supérieure en informatique et électronique.

Site Internet de KLS Group : https://www.kls-group.fr/