La
définition du périmètre est la partie la
plus essentielle de tout projet, en particulier
dans le cas d’un plan de reprise après sinistre.
Au moment de sa conception, le plus important
est de définir le niveau de détails requis
et le format final (exemple : Word, Vision,
PowerPoint, etc.). Dès le départ, l’entreprise
doit clairement spécifier ce qu’elle veut
: est-ce qu’elle veut que le plan couvre
les sinistres de haut niveau et qu’il les
regroupe en catégorie (environnement, opérations,
etc.)? Doit-il avoir une solution générale
pour chaque catégorie ou est-ce que chaque
catégorie doit être divisée par événement
spécifique?
De
plus, la profondeur de chaque plan pour
chaque événement spécifique doit être définie
au début du projet. Par exemple, il faut
préciser si le plan doit seulement aborder
la première heure ou le premier mois suivant
le sinistre. L’étendue du projet indiquera
le nombre de ressources nécessaires, la
chronologie et le budget à prévoir.
Il
est très important d’assigner officiellement
une personne de l’entreprise au projet.
Le chargé de projet doit être quelqu’un
qui pourra obtenir la coopération des membres
de l’équipe tout en s’assurant que le plan
sera exécuté tel qu’il a été planifié et
en temps opportun. De plus, il devra gérer
les changements faits au projet en termes
d’étendue, de coût, de temps et de qualité
lors de réunions hebdomadaires avec l’équipe,
de tests, de rapports, etc. En général,
il est préférable que des gestionnaires
ou des superviseurs des principaux départements
de l’entreprise fassent partie de l’équipe
(par exemple, ressources humaines, informatique,
finances, etc.). L’équipe doit compter de
deux à six personnes. D’ailleurs, les statistiques
le démontrent : si l’équipe est trop grande,
les tâches ne seront pas exécutées à temps
et l’étendue finale ne pourra pas être respectée.
Lorsqu’il
est temps de concevoir le plan du projet,
il faut impliquer l’équipe. Il existe quatre
processus de base :
- Identifier les activités;
- Estimer le temps nécessaire pour chaque
tâche;
- Assigner des tâches à chaque membre de
l’équipe;
- Ordonnancer les tâches selon un flux de
travail logique.
La communication est très importante afin
de réussir la conception d’un tel plan.
L’échange de courriels seulement ne mènera
pas à un bon résultat. La communication
doit être établie lors de réunions avec
l’équipe et en faisant des présentations
aux divers départements. Il est aussi très
important de sensibiliser tous les employés
et de leur expliquer, à l’aide de réunions,
de courriels, d’affiches, de lettres d’information,
de babillards électroniques, etc., comment
ils seront touchés par ce projet.
Le
déroulement du projet doit être très facile
à suivre soit avec des tableaux, des graphiques,
etc. Il ne faut pas écrire un texte très
long que personne n’aura le temps de lire.
Une
fois le projet terminé, il devra être revu
par la direction générale. Dès que les résultats
finaux du projet auront été approuvés, ils
devront être partagés avec tous les employés.
Si
vous pensez que c’est la fin du projet,
vous vous trompez! L’étape suivante, et
la plus importante, est de s’assurer que
le plan est toujours à jour. Les membres
de l’équipe doivent se rencontrer sur une
base mensuelle ou trimestrielle et tout
changement doit être mis à jour dans le
plan.
Avec
le marché et les politiques instables d’aujourd’hui
sans oublier l’augmentation du nombre de
sinistres naturels, faites-vous partie d’une
entreprise compétitive?
Alma
Nodouzi
Conseillère, Groupe GCL
www.gclgroup.com
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