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Article
extrait des Logiguides de GROUPE GCL,
cabinet de conseil en logistique.
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L’apport
technologique d’un système de gestion d’entrepôt
(WMS) s’avère un choix judicieux lorsqu’on cherche
à prendre le contrôle de l’information qui entoure
la gestion des produits.
La gestion de projet est l’objet de la réussite
d’une implantation, une fois que le processus de
sélection du fournisseur de système est complété.
De tels projets se divisent en plusieurs phases
clés qui, si elles sont bien gérées, mèneront ultimement
à un démarrage sans répercussion coûteuse sur la
productivité de l’entreprise.
Les
phases d’implantation de la solution technologique
se concentrent généralement sur le système lui-même
et la plupart des discussions servent à adapter
le produit aux opérations de l’entreprise. En parallèle
aux grandes phases d’implantation, il faut constamment
chercher à gérer le changement et, par la même occasion,
à identifier les piliers de l’organisation, ceux
qui joueront un rôle important lors de la journée
du démarrage. Voici les acteurs clés et leur rôle
durant le projet.
1.
Le responsable des processus
La
phase d’analyse fonctionnelle est la première confrontation
entre les fonctionnalités du système et les façons
de faire à l’intérieur de l’entreprise. Les principales
fonctionnalités d’un système WMS étant la gestion
des réceptions, du stockage et de la distribution,
l’équipe de projet doit réunir les membres de l’organisation
qui maîtrisent les processus associés à ces fonctions.
Les discussions engendrées avec l’expert produit
du système mèneront l’équipe de projet à élaborer
des procédures et des règles de gestion qui seront
documentées et qui devront respecter les valeurs
de l’entreprise. Le responsable des processus est
celui qui aura la tâche de s’assurer que chaque
fonction soit l’objet de discussions et que les
meilleures décisions soient prises pour le système
de gestion dans son ensemble. Un système WMS requiert
effectivement une plus grande rigueur dans les tâches
quotidiennes (par exemple, lorsque vient le temps
de fournir la bonne information ou de suivre une
séquence spécifique). Dans l’équipe et à travers
l’organisation, le responsable des processus tient
le rôle de rassembleur autour de ce que le système
aura comme impact au niveau de la routine des employés
et des futurs utilisateurs. Il doit aussi avoir
le souci de maintenir la productivité à l’intérieur
du processus et des fonctions gérées par le système.
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| 2.
L’utilisateur expert
Une
fois les procédures définies à l’intérieur
des fonctionnalités du système, il est important
qu’un ou plusieurs membres de l’équipe de
projet puissent se démarquer en procédant
à des tests spécifiques. L’identification
d’un utilisateur expert permet de faire
le pont entre l’équipe de support du fournisseur
et les utilisateurs à l’intérieur de l’entreprise.
Ce lien est essentiel non seulement le jour
du démarrage, mais aussi pour transférer
les connaissances qui, à moyen terme, accentueront
l’indépendance de l’entreprise face au fournisseur
du système. Enfin, l’utilisateur expert
doit être appuyé par le responsable des
processus afin de déterminer, selon ce que
le système peut offrir, quelles seront les
tâches effectuées par les utilisateurs par
fonction. |
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3.
Le responsable de la formation
Une
fois la stabilité du système établie, un
membre de l’équipe doit être en mesure d’offrir
une formation sur les fonctionnalités :
tout d’abord, à un groupe de formateurs
(exemple : les superviseurs ou les chefs
d’équipe) sur les fonctionnalités plus avancées
du système afin qu’ils puissent, par la
suite, former les utilisateurs. Le responsable
de la formation est en charge de créer les
documents de formation sur les tâches spécifiques
que les utilisateurs auront à exécuter avec
le nouveau système. Il est aussi celui qui
pilotera des séances où les fonctionnalités
seront présentées aux utilisateurs, et ce,
environ deux semaines avant le démarrage.
Il se doit d’être le plus près possible
de la tâche et de respecter le processus
élaboré lors des étapes précédentes de l’implantation.
Il est évident que le responsable de la
formation se doit de bien connaître le système,
mais il peut aussi agir en collaboration
avec l’utilisateur expert. Les qualités
du formateur sont principalement celles
de bon communicateur et de connaisseur des
processus de l’entreprise.
4.
Le support aux utilisateurs
Le
jour du démarrage, en supposant que chacun
des rôles ait été rempli, l’équipe de projet
doit interagir de façon complémentaire avec
les utilisateurs afin d’intercepter à la
fois les vices de procédures et les problèmes
plus techniques tout en effectuant des rappels
sur la formation. Les vices de procédures
doivent être corrigés sur le champ afin
d’inculquer les nouvelles habitudes aux
employés. Les problèmes techniques doivent
être communiqués à l’équipe d’experts du
fournisseur afin de ne pas nuire à la productivité.
Les besoins ponctuels en formation doivent
d’abord être adressés par les superviseurs
et par fonction, ceux qui sont près des
tâches, afin de mettre les utilisateurs
en confiance. Avec un support réparti par
fonction, que ce soit au niveau de la réception,
de la préparation ou de l’expédition, la
présence de gens formés agira comme baromètre
face à d’éventuels blocages opérationnels
pouvant avoir un effet nuisible sur la confiance
des employés. Cette confiance face au système
fait la différence au niveau de la vitesse
d’adaptation des utilisateurs. Finalement,
l’équipe de projet doit interagir pour prendre
des décisions sur de nouvelles tactiques
pour minimiser les pertes de productivité
liées au changement.
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Acteurs
à identifier à l’interne |
| 1.
Analyse fonctionnelle des opérations |
1.
Responsable(s) des processus opérationnels |
| 2.
Tests sur le produit |
2.
Utilisateur(s) expert(s) sur le produit |
| 3.
Formation des utilisateurs |
3.
Responsable(s) de la formation et
des documents de formation |
| 4.
Démarrage |
4.
Responsable(s) du support aux utilisateurs
par fonction |
Alexandre Perron, B.A.A.
Conseiller, Groupe GCL
www.gclgroup.com
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| Groupe
GCL Europe, Conseil logistique
13 avenue René Boylesve
75016 Paris
Internet : www.gclgroup.com
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