Publications > Logiguide CGL > Le rôle de l’équipe de projet dans l’implantation d’un système de gestion d’entrepôt : savoir identifier les acteurs clés (Volume 10 / Numéro 2)




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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

CGL

L’apport technologique d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) s’avère un choix judicieux lorsqu’on cherche à prendre le contrôle de l’information qui entoure la gestion des produits.

La gestion de projet est l’objet de la réussite d’une implantation, une fois que le processus de sélection du fournisseur de système est complété. De tels projets se divisent en plusieurs phases clés qui, si elles sont bien gérées, mèneront ultimement à un démarrage sans répercussion coûteuse sur la productivité de l’entreprise.

Les phases d’implantation de la solution technologique se concentrent généralement sur le système lui-même et la plupart des discussions servent à adapter le produit aux opérations de l’entreprise. En parallèle aux grandes phases d’implantation, il faut constamment chercher à gérer le changement et, par la même occasion, à identifier les piliers de l’organisation, ceux qui joueront un rôle important lors de la journée du démarrage. Voici les acteurs clés et leur rôle durant le projet.


1. Le responsable des processus

La phase d’analyse fonctionnelle est la première confrontation entre les fonctionnalités du système et les façons de faire à l’intérieur de l’entreprise. Les principales fonctionnalités d’un système WMS étant la gestion des réceptions, du stockage et de la distribution, l’équipe de projet doit réunir les membres de l’organisation qui maîtrisent les processus associés à ces fonctions.

Les discussions engendrées avec l’expert produit du système mèneront l’équipe de projet à élaborer des procédures et des règles de gestion qui seront documentées et qui devront respecter les valeurs de l’entreprise. Le responsable des processus est celui qui aura la tâche de s’assurer que chaque fonction soit l’objet de discussions et que les meilleures décisions soient prises pour le système de gestion dans son ensemble.

Un système WMS requiert effectivement une plus grande rigueur dans les tâches quotidiennes (par exemple, lorsque vient le temps de fournir la bonne information ou de suivre une séquence spécifique).

Dans l’équipe et à travers l’organisation, le responsable des processus tient le rôle de rassembleur autour de ce que le système aura comme impact au niveau de la routine des employés et des futurs utilisateurs. Il doit aussi avoir le souci de maintenir la productivité à l’intérieur du processus et des fonctions gérées par le système.


2. L’utilisateur expert

Une fois les procédures définies à l’intérieur des fonctionnalités du système, il est important qu’un ou plusieurs membres de l’équipe de projet puissent se démarquer en procédant à des tests spécifiques. L’identification d’un utilisateur expert permet de faire le pont entre l’équipe de support du fournisseur et les utilisateurs à l’intérieur de l’entreprise. Ce lien est essentiel non seulement le jour du démarrage, mais aussi pour transférer les connaissances qui, à moyen terme, accentueront l’indépendance de l’entreprise face au fournisseur du système. Enfin, l’utilisateur expert doit être appuyé par le responsable des processus afin de déterminer, selon ce que le système peut offrir, quelles seront les tâches effectuées par les utilisateurs par fonction.



3. Le responsable de la formation

Une fois la stabilité du système établie, un membre de l’équipe doit être en mesure d’offrir une formation sur les fonctionnalités : tout d’abord, à un groupe de formateurs (exemple : les superviseurs ou les chefs d’équipe) sur les fonctionnalités plus avancées du système afin qu’ils puissent, par la suite, former les utilisateurs.

Le responsable de la formation est en charge de créer les documents de formation sur les tâches spécifiques que les utilisateurs auront à exécuter avec le nouveau système. Il est aussi celui qui pilotera des séances où les fonctionnalités seront présentées aux utilisateurs, et ce, environ deux semaines avant le démarrage.

Il se doit d’être le plus près possible de la tâche et de respecter le processus élaboré lors des étapes précédentes de l’implantation. Il est évident que le responsable de la formation se doit de bien connaître le système, mais il peut aussi agir en collaboration avec l’utilisateur expert. Les qualités du formateur sont principalement celles de bon communicateur et de connaisseur des processus de l’entreprise.


4. Le support aux utilisateurs

Le jour du démarrage, en supposant que chacun des rôles ait été rempli, l’équipe de projet doit interagir de façon complémentaire avec les utilisateurs afin d’intercepter à la fois les vices de procédures et les problèmes plus techniques tout en effectuant des rappels sur la formation. Les vices de procédures doivent être corrigés sur le champ afin d’inculquer les nouvelles habitudes aux employés. Les problèmes techniques doivent être communiqués à l’équipe d’experts du fournisseur afin de ne pas nuire à la productivité. Les besoins ponctuels en formation doivent d’abord être adressés par les superviseurs et par fonction, ceux qui sont près des tâches, afin de mettre les utilisateurs en confiance. Avec un support réparti par fonction, que ce soit au niveau de la réception, de la préparation ou de l’expédition, la présence de gens formés agira comme baromètre face à d’éventuels blocages opérationnels pouvant avoir un effet nuisible sur la confiance des employés. Cette confiance face au système fait la différence au niveau de la vitesse d’adaptation des utilisateurs. Finalement, l’équipe de projet doit interagir pour prendre des décisions sur de nouvelles tactiques pour minimiser les pertes de productivité liées au changement.

Acteurs à identifier à l’interne
1. Analyse fonctionnelle des opérations 1. Responsable(s) des processus opérationnels
2. Tests sur le produit 2. Utilisateur(s) expert(s) sur le produit
3. Formation des utilisateurs 3. Responsable(s) de la formation et des documents de formation
4. Démarrage 4. Responsable(s) du support aux utilisateurs par fonction


Alexandre Perron, B.A.A.
Conseiller, Groupe GCL
www.gclgroup.com


Groupe GCL Europe, Conseil logistique

13 avenue René Boylesve
75016 Paris
Internet : www.gclgroup.com


Ressources complémentaires

Le Système de Gestion d'Entrepôt (WMS), un projet d’entreprise

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