Assigner
les bonnes ressources à la formation
Pour
obtenir une bonne formation, il faut aussi
un bon formateur. Un bon formateur est celui
qui connaît bien les rouages de l’organisation,
peut communiquer en utilisant le même
langage que les futurs utilisateurs et,
surtout, maîtrise le fonctionnement
du nouveau système.
De ce fait, il faut donc former le formateur
pour s’assurer que la configuration
du système et les nouvelles procédures
standards des opérations sont assimilées.
L’horaire et les procédures
standards des opérations
L’estimation
du temps requis pour donner une formation
efficace est souvent déterminée
par le nombre de leaders par groupe ou par
les gestionnaires et les utilisateurs qui
ont besoin d’une formation. Par exemple,
limiter la formation aux groupes de cinq
personnes où chacun devra écrire
et tester respectivement cinq procédures
standards au niveau des opérations
de leur département et qui seront,
par la suite, utilisées pour former
les utilisateurs finaux peut être
une formule à adopter. Cependant,
l’horaire doit être flexible
et s’adapter aux besoins de l’organisation.
Créer un environnement test
Seize
semaines avant le démarrage du projet,
il faut monter une base de données
représentative, la tester, s’assurer
de son bon fonctionnement et en faire une
sauvegarde. Si de l’équipement
a été utilisé pour
l’implantation du projet, il faut
également le tester.
Tester chaque procédure standard
d’opération
Au
moins huit semaines avant le démarrage
du projet, il faut s’assurer de la
faisabilité des tâches avec
le nouveau système. À ce moment,
on peut considérer une preuve d’essai
(overview/rollout) avec les futurs formateurs
et planifier le contenu de la formation.
L’horaire
des utilisateurs finaux
Une
semaine avant la formation du formateur,
il faut avoir en main une ébauche
de l’horaire des utilisateurs finaux
et s’assurer de leur disponibilité.
La formation du formateur
Cinq semaines avant le démarrage,
il faut former la personne-clé qui
deviendra le formateur et donnera ensuite
la formation aux utilisateurs finaux. Tout
disfonctionnement du système ou problème
doit être résolu.
La formation des utilisateurs finaux
Deux
ou trois semaines avant le démarrage,
les utilisateurs sont formés.
Afin
d’assurer un bon suivi suite à
la formation, il faut :
• Partager les responsabilités
de la formation lors d’un échange
mutuel d’information;
• Transformer la formation en une
expérience d’apprentissage;
• Demander aux participants d’accomplir
les tâches majeures;
• Développer des techniques
pour mettre en pratique les mesures ROI.
Le suivi de la formation
Quelque
temps après la formation, il faut
s’assurer qu’elle a porté
fruit et revoir avec les utilisateurs si
des lacunes existent ou si une formation
supplémentaire est nécessaire.
Pour conclure, dans une économie
où la compétition porte de
plus en plus sur le savoir et la créativité,
gérer les connaissances n’est
plus un luxe, mais une nécessité
reconnue. Toutefois, les résultats
ne sont pas toujours conformes aux attentes.
Une des raisons avancées pour expliquer
ces lacunes est l’accent excessif
mis sur les technologies de
l’information ou encore le remplacement
de l’interface humaine par le contact
technologique. Les échecs résultent
souvent d’un problème d’implantation,
des difficultés à gérer
le changement organisationnel induit sans
une méthodologie spécifique.
Angela
Isaza.
Conseillère Groupe GCL
www.gclgroup.com
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