Malheureusement, encore aujourd’hui, de nombreux gestionnaires ne voient pas l’importance du balisage, et de nombreux projets de balisage externe ne donnent pas les résultats escomptés. Pour que de tels projets soient un succès, un certain nombre de conditions doivent être réunies. En nous basant sur l’expérience du Groupe GCL dans la réalisation de projets de balisage, nous pouvons faire ressortir sept clés du succès. Celles-ci sont présentées sous la forme d’un décompte (ordre croissant d’importance).

Constituer une équipe de ressources complémentaires pour réaliser le projet

Il est préférable qu’un projet de balisage soit réalisé par une équipe plutôt que par une seule personne, puisque cela accélère le processus, facilite la génération d’idées, et enfin favorise l’acceptation et l’appropriation de la démarche par un plus grand nombre de personnes. De plus, il importe de réunir des ressources qui soient complémentaires :
• Gestionnaires : Définissent l’ampleur et les objectifs du projet;
• Ressources opérationnelles : Apportent une dimension plus terre-à-terre au projet;
• Consultants : Fournissent une expertise (au niveau de la méthodologie ET au niveau du domaine étudié) et procurent une plus grande impartialité à l’étude.

Consacrer le temps nécessaire pour réaliser une étude complète et parachevée

Les dirigeants d’entreprises doivent comprendre que réaliser une étude de balisage qui fournisse des résultats intéressants requiert plusieurs mois de travail.

Prendre le temps de bien identifier les besoins

La première étape d’un projet de balisage devrait toujours être de déterminer avec soin ce qu’on cherche et ce qu’on veut retirer de l’étude.

Accorder une place aussi importante aux processus qu’aux performances

Pour plusieurs dirigeants d’entreprises, balisage rime avec comparaison des performances (financières, opérationnelles ou autres). Or, la comparaison entre les entreprises peut aussi se faire au niveau des processus et des pratiques, qui permettent notamment de comprendre et d’expliquer les performances. Nous croyons qu’un projet de balisage doit se faire sur deux axes :
• Comparaison des processus et des pratiques;
• Comparaison des performances.

Savoir convaincre d’autres entreprises de participer à l’étude

Il s’agit là d’une des étapes les plus difficiles d’un projet de balisage externe. Plusieurs moyens peuvent favoriser la participation des entreprises :
• Donner une description claire de l’étude;
• Ne pas leur demander trop de temps ou d’efforts de sorte à ne pas les décourager;
• Leur fournir les résultats de l’étude.

Dans le cadre du choix des entreprises participantes et de la collecte de données, miser sur la qualité de l’information plutôt que sur la quantité

Il est possible de miser sur la qualité de l’information en :
• Sélectionnant un petit nombre d’entreprises participantes (8 à 15), mais qui correspondent très bien aux critères recherchés;
• Combinant l’envoi d’un questionnaire à des visites et des rencontres. Les visites et rencontres doivent être perçues comme un investissement plutôt que comme une dépense. En effet, elles permettent :
- D’établir un lien plus fort et plus durable avec les entreprises participantes;
- De valider les réponses au questionnaire;
- D’obtenir des informations complémentaires souvent tout aussi intéressantes que les réponses au questionnaire.

Une fois l’étude terminée, le travail ne fait que commencer!

Effectivement, une étude de balisage se termine habituellement par le dépôt d’un rapport comprenant les résultats et une série de recommandations. Or, il faut s’assurer de :
• Donner suite à l’étude en réalisant divers projets en lien avec les recommandations afin d’améliorer les activités et d’atteindre les meilleures pratiques;
• Refaire régulièrement des exercices de balisage (à chaque année ou aux deux à trois ans).

Une étude de balisage peut renfermer de nombreux avantages et bénéfices pour une entreprise. Pour ce faire, celle-ci doit toutefois se donner les outils et les moyens pour que l’étude soit un succès. Les sept clés du succès listés et expliqués ci-dessus constituent une bonne base pour les gestionnaires désirant se lancer dans un projet de balisage externe.

Christine Ouellette, BAA, M. Sc.
Conseillère, Groupe GCL
www.gclgroup.com