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- Les directives européennes garantissent
une harmonie des processus au niveau européen
Toutes
les directives européennes sont transposées
en droit national dans chacun des pays de
l’Union mais ces directives peuvent
proposer des options que les pays transposent
(ou pas) en droit national selon leurs propres
critères.
Crossgate
rappelle qu’il existe trois possibilités
pour l’échange de données
de facturation:
1.
L’échanges de données
électroniques (EDI) sans signature
2.
La facture avec signature électronique
3.
Des modèles spécifiques, comme
par exemple en Finlande ou au Royaume-Uni
Au-delà
des exigences nationales spécifiques,
il existe également des demandes
supranationales comme par exemple la conformité
au Sarbanes-Oxley Act (SOX) qui concernent
toutes les entreprises cotées sur
des bourses américaines. Cette loi
impacte la gouvernance d’entreprise,
la conformité réglementaire
et les obligations en matières de
rapports d’activités et donc
la facturation électronique.
7
- Depuis le 28 janvier 2009, la directive
sur la réduction des charges administratives
dans l’Union européenne est entrée
en vigueur
Crossgate
précise que le 28 janvier 2009, la
Commission européenne a seulement
publié une proposition visant à
modifier la directive 2006/112/CE, dite
directive TVA mais que cette proposition
est encore loin d’avoir une valeur
légale. Pour cela, les vingt-sept
pays de l’Union européenne
devront l’adopter à l’unanimité,
ce qui peut prendre beaucoup de temps, d’autant
que tous les pays ne sont pas d’accord.
Si finalement un consensus est trouvé,
les différents pays de l’Union
auront encore un délai de deux ans
pour transposer la nouvelle directive en
droit national. Par conséquent, il
ne faut pas s’attendre au moindre
changement avant le 1er janvier 2013.
8
- L’équivalence légale
entre factures papier et électronique,
proposée par la Commission européenne,
simplifiera beaucoup les choses
Une
fois la proposition de la Commission adoptée
et transcrite en droits nationaux, d’autres
obligations légales resteront en
vigueur. Elles concernent aussi bien l’authenticité
de la source que l’intégrité
des données et plus particulièrement
le respect des conditions de stockage. Les
entreprises resteront responsables de l’inaltérabilité
des factures archivées.
9
- En France, le recours à une plateforme
certifiée par la Direction Générale
des Impôts est indispensable
Il
est exact que dans les années 1990,
pour faciliter le démarrage de la
facturation électronique en France,
la Direction Générale des
Impôts (DGI) a certifié quelques
logiciels de dématérialisation.
Depuis 1996, l’Administration a abandonné
cette approche, estimant qu’il n’était
plus de son ressort de réaliser des
certifications techniques. Les versions
de solutions aujourd’hui certifiées
par la DGI sont donc des logiciels datant
au mieux de 1996, alors que la législation
a changé plusieurs fois au cours
des 15 dernières années.
De
son côté, Crossgate apporte
une valeur ajoutée significative
aux entreprises, en suivant les évolutions
réglementaires et en prenant en compte
les adaptations nécessaires.
10
- Une seule approche suffit pour connecter
tous ses partenaires commerciaux dans le
monde
Crossgate
prévient que si une entreprise internationale
souhaite réaliser sa facturation
mondiale, par exemple au moyen de documents
PDF signés, elle risque de ne pas
respecter la législation locale de
certains pays. Différentes instances
peuvent influer sur les exigences vis-à-vis
d’une telle approche – à
commencer par les administrations fiscales,
les conseillers juridiques, les départements
internes tels que la Finance et l’Informatique
et bien sûr les partenaires commerciaux.
Une fois la phase pilote passée,
tous ces acteurs peuvent encore retarder
et entraver le déploiement mondial
d’une solution. La solution utilisée
joue donc un rôle essentiel. Plus
elle est polyvalente, plus les différentes
exigences pourront être couvertes
rapidement et efficacement.
11
- Les partenaires ne posent aucun problème
pour passer à la facture électronique
Le
succès d’un projet de facturation
électronique dépend effectivement
grandement de la simplicité et de
la rapidité de rattachement des partenaires
commerciaux. Les entreprises sous-estiment
volontiers la résistance de certains
de leurs partenaires qui se révèleront
subitement intransigeants. C’est pourquoi
elles doivent avoir une position sans équivoque
vis-à-vis de leur projet: les avantages
pour les partenaires doivent être
communiqués dès le départ,
la solution retenue doit fournir tous les
composants nécessaires également
aux partenaires (par exemple la vérification
et l’archivage) pour un coût
nul ou très faible. Certaines entreprises
introduisent par exemple des règles
strictes comme l’acceptation de factures
électroniques entrantes uniquement
et des pénalités si des factures
papier continuent d’être reçues
ou demandées.
Les
barrières linguistiques peuvent également
poser problème. Elles peuvent être
levées par un prestataire externe
possédant un centre de service international
supportant les langues locales.
12
- Tous les partenaires commerciaux peuvent
être connectés de la même
façon
Crossgate
différencie un partenaire avec lequel
on échange une facture par mois et
un autre avec lequel on en échange
plusieurs milliers. Il existe en matière
de facturation électronique des solutions
adaptables aux besoins des partenaires commerciaux
et à leurs évolutions en termes
de volumes de facturation. La décision
du type d’intégration doit
pouvoir être prise individuellement
pour ou avec chaque partenaire.
13
- La facturation électronique requiert
plus ou moins les mêmes exigences
à travers le monde
Il
existe certes un véritable consensus
sur la définition de la facturation
électronique comme la transmission
de factures sans papier. Cela ne signifie
pas pour autant que les règles soient
identiques partout dans le monde. Les exigences
nationales sont parfois tout à fait
différentes. En principe, trois cas
de figure sont rencontrés:
1.
La facture électronique est autorisée
et il existe des règles juridiques
qui fixent les types de signature, transmission
et formats à utiliser. C’est
le cas dans l’Union européenne.
2.
Pour échanger des données
de facturation de façon électronique,
une autorisation préalable des autorités
compétentes est nécessaire.
C’est le cas par exemple au Japon
et au Brésil.
3.
La facturation électronique n’est
pas autorisée. C’est par exemple
le cas en Russie, en Inde et en Chine même
si pour cette dernière, des prémices
sont visibles avec les initiatives récentes
du Golden Tax System, mais rien ne sera
mis en place avant 2011.
14
- On peut difficilement se tromper en matière
de facture électronique et une erreur
serait sans conséquence
Crossgate
prévient que les législateurs
ont établi des règles strictes
pour l’échange électronique
de factures et que dans la plupart des pays,
des amendes sont prévues en cas de
non respect de ces dispositions par une
entreprise ou ses partenaires commerciaux.
Les entreprises actives dans des pays soumis
à la taxe sur la valeur ajoutée
(TVA) perdent en plus le droit à
la déductibilité de cette
taxe en cas de facturation non-conforme.
Dans ce domaine, il est donc recommandé
de suivre de près les exigences légales
et, dans le cas du recours à un prestataire
externe, de s’assurer de son expertise
et de son expérience en la matière
au niveau international.
Crossgate
publie la liste des 14 malentendus courants
à l’adresse : 14-malentendus.facture-electronique.fr
A
propos de Crossgate
Crossgate
opère le premier Business-Ready Network
au monde garantissant une intégration
à 100% des partenaires métiers,
clients et fournisseurs. Une seule connexion
au réseau permet de réaliser
des échanges de données électroniques
avec tout partenaire métier, indépendamment
de ses capacités techniques. Les
services B2B-360° de Crossgate powered
by SAP fournissent aux clients un accès
aux partenaires du réseau directement
à partir de leurs systèmes
SAP. Avec ses services de facturation électronique
conformes aux obligations légales,
Crossgate fournit une solution innovante
et 100% sécurisée qui couvre
l’intégralité des processus
factures entrants et sortants, avec signature,
suivi de conformité mondial et archivage
long terme. Plus de 40.000 entreprises dans
plus de 10 secteurs d’activité
échangent actuellement des documents
et des données via le Business-Ready
Network.
Crossgate
est présent en Allemagne sur quatre
sites, ainsi qu’à Paris, Atlanta,
Londres et Milan. La société
dispose également de relais en Chine
et dans le monde arabe. Pour de plus amples
informations, veuillez consulter: www.crossgate.fr.
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